Автоматизация распределенного планово-договорного отдела ООО «ПИ Геореконструкция»

Разработка автоматизированной системы для создания, хранения и управления записями Системы менеджмента качества (компания-заказчик сертифицирована на соответствие национальному и международному стандартам).

Перед Заказчиком стояло несколько задач.

1. Упорядочение и унификация большого объема документации, основную часть которой составляли договора и связанные с ними документы. Внедрение стандарта организации «Делопроизводство». Необходимо было организовать оперативный доступ к информации и документам лиц, непосредственно занятых договорной деятельностью (руководство, бухгалтерия, главные инженеры проекта,  руководители подразделений, обеспечивающие службы).
2. Обеспечение доступа сотрудникам Технического архива к определенному участку данных  договорной документации для категоризации принимаемой на хранение документации (продукции) и организации работы  справочно-поисковой системы архива. При этом необходимо было учитывать, что:

• в обозначение проектной продукции включается номер договора подряда (по ГОСТ);
• архив  регистрирует прием подлинников продукции по накладной до отправки ее копий заказчику;
• архив выполняет контроль передачи подразделениями подлинников на хранение;
• поиск продукции  для выдачи абоненту обычно осуществляется по номеру договора или наименованию (адресу площадки строительства).

3. Разработка автоматизированной системы для создания, хранения и управления записями Системы менеджмента качества (компания-заказчик сертифицирована на соответствие национальному и международному стандартам). 

Были проведены работы по организации распределенного  планово-договорного отдела следующей структуры (по сетевой терминологии - звезда) на базе существующего кадрового состава и единой программной платформы:

• Центральный узел  для  регистрации оформленных (официальных) документов, контроля, учета и хранения договорной документации (Планово-договорная служба);
• Терминальные узлы* для первичной подготовки и ввода данных, доступа к данным и документам, доступа к определенным срезам данных, при  локальном хранении документов и данных,  создания, регистрации  и ведения записей качества при централизованной  нумерации и регистрации документов,  поиск и использование данных и документов.

Поставленная задача была решена специалистами АстроСофт на платформе  «1С:Предприятие 8». В частности система с заявленными свойствами создана на платформах «1С:Предприятие 8.1» (в конфигурации «1С:Управление торговлей») и «АстроСофт: учет договоров», внедрена и сконфигурирована под конкретные нужды подразделений компании Заказчика.