Внедрение информационной системы управления проектами на базе Microsoft EPM Solution 2007 в ООО «Энергоформ»

Решение АстроСофт позволило Энергоформ вывести управление проектами на новый уровень: повысить прозрачность проектных процессов, принимать решения на основе полной, достоверной и актуальной информации, оптимально распределять и планировать ресурсы

На ранних этапах деятельности компании для решения задач управления проектами и коммуникациями использовались такие инструменты, как Microsoft Excel, электронная почта. Однако по мере роста бизнеса электронные таблицы стали слишком громоздкими, и работа с ними требовала значительных трудозатрат. Руководители и главные инженеры проектов были вынуждены тратить в среднем 1 рабочий день в неделю на корректировку планов. При этом руководство компании не получало необходимые данные для принятия управленческих решений с нужной оперативностью и не могло оценить актуальную картину проектной деятельности.

Для изменения ситуации в 2010 году компания «Энергоформ» приняла решение о создании корпоративной системы управления проектами. В качестве платформы было выбрано решение Microsoft EPM Solution 2007, внедрение которого осуществила компания АстроСофт.

Система управления проектами на базе Microsoft EPM Solution 2007 создавалась проектной командой, в которую вошли как специалисты АстроСофт, так и ключевые пользователи со стороны заказчика. С помощью системы планировалось автоматизировать ряд критически важных бизнес-процессов:

• Календарное и ресурсное планирование проектов
• Контроль выполнения проектов.
• Проектные коммуникации и обмен информацией.

Проект проводился в 2010-2011 годах и был разделен на 3 этапа:

1. Аудит состояния процессов управления проектами у Заказчика,  формирование технического задания на ИСУП.

Цели этапа:

• Разработать технологическую модель системы управления проектами с учетом специфики Заказчика, определить контур автоматизации, сформулировать техническое задание на ИСУП;
• Передать команде проекта со стороны Заказчика базовую компетенцию по Microsoft EPM.

2. Проектирование и развертывание ИСУП.

Цели этапа:

• Спроектировать, развернуть и настроить информационную систему управления проектами Заказчика для передачи в тестовую эксплуатацию.

3. Внедрение ИСУП.

Цели этапа:

• перевести ИСУП в промышленную эксплуатацию;
• обучить ключевых пользователей и администраторов;
• сформировать программу дальнейшего развития ИСУП с учетом потребностей Заказчика.

Проект по внедрению информационной системы управления проектами был завершен в установленные сроки и получил одобрение Заказчика. Благодаря взаимодействию сотрудников «Энергоформ» и специалистов АстроСофт на всех этапах проекта разработанная система максимально адаптирована к специфике Заказчика.

15 сотрудников «Энергоформ» - ключевые пользователи системы – прошли обучение по Microsoft EPM Solution 2007 и получили необходимые навыки для самостоятельной работы в системе, что позволило перейти к работе в ней с минимальным количеством ошибок и сбоев.

В результате проекта компания «Энергоформ» получила:

• Технологическую модель системы управления проектами, включающую описание основных элементов системы, позволяющую формализовать существующие у Заказчика требования к системе управления проектами;
• Настроенное информационное решение для поддержки ключевых задач процессов управления проектами:

• календарное и ресурсное планирование,
• оперативный ввод актуальной информации о ходе проектов,
• мониторинг выполнения проектов,
• контроль результативности сотрудников по основным KPI (загрузка, эффективность, качество)
• консолидация информации о реализуемых проектах для проведения анализа и формирования отчетности,
• объективные и актуальные данные о результатах проектной деятельности для поддержки управленческих решений,
• структурированное централизованное хранилище электронных проектных документов,
• обучение пользователей работе в созданной системе.

«Деятельность нашей компании строится на проектной основе, поэтому так важно было оптимизировать процесс управления проектами. Автоматизация этого процесса позволила нам вывести управление проектами на новый уровень: повысить прозрачность проектных процессов, принимать решения на основе полной, достоверной и актуальной информации, оптимально распределять и планировать ресурсы, которыми мы располагаем», - отметил Григорий Валерьевич Тимофеев, Начальник Отдела организационно-технического развития компании «Энергоформ».