Автоматизация кадровой работы - решение от АстроСофт

23 мая 2013 года компания Астрософт провела семинар и круглый стол "Новые подходы к компенсационной политике компании". На мероприятие собрались финансовые и HR-директоры, главные бухгалтеры более 70 производственных компаний, ритейлерских сетей, банков и других организаций Санкт-Петербурга. Семинар был призван дать ответы на следующие вопросы:

• как смотрят на материальную мотивацию работники и работодатели;
• как соотносятся ожидания соискателей и предложения работодателей;
• в какой момент необходимо выстраивать систему совокупного вознаграждения в компании;
• как построить компенсационную политику, соответствующую трудовому законодательству;
• какие компенсации сотрудникам выплачивают крупные компании города;
• автоматизировали расчет зарплаты - и что дальше?

Юлия Сахарова, директор по Северо-Западному региону ГК HeadHunter, в докладе "Материальная мотивация глазами работников и работодателей" рассказала о динамике спроса и предложения на рынке труда Северо-запада России, привела аналитику зарплаты в разрезе "как соотносятся" ожидания соискателей и предложения работодателей, описала аспекты развития лояльности глазами соискателей и используемые работодателями способы ее достижения. Г-жа Сахарова привела данные собственного исследования компании HeadHunter, проведенного в марте 2011 среди более чем 7 тыс. респондентов. Им предлагалось выбрать несколько вариантов ответа. Так вот, согласно опросу, 52% работающих готовы рассматривать предложения других компаний, даже если их все устраивает на нынешнем месте работы. Люди готовы получать меньшую зарплату в том случае, если им компенсируют это возможностью роста и отсутствием жестко регламентированного функционала (76%), открытостью руководства и поощрением инициативы (67%), а также различными дополнительными бонусами к заработной плате (64% опрошенных). Поэтому важной задачей руководства и HR-специалистов является удержание и мотивирование персонала.

Из методов отдельно обсудили проведение анонимных опросов сотрудников предприятия через Интернет и технологии определения уровня отвечающего сотрудника при сохранении анонимности в опросе. Оценку лояльности сотрудника г-жа Сахарова порекомендовала проводить раз в полгода и смотреть на персонал, как на клиента компании, но особого рода - внутреннего. Она негативно высказалась об опросах, состоящих из одного вопроса, и порекомендовала традиционно закапывать нужный вопрос в кучу прочих. Прозвучал термин "сливочной информации" - от термина "слив", - когда по интранет-сети предприятия принимаются анонимные жалобы сотрудников на любые негативно ими оцениваемые события. Эти сообщения при их обоснованности особо важны для руководства компании.

Элеонора Якименко, директор по управлению персоналом ОАО "Оркла Брэндс Россия" (норвежская компания, купившая российские кондитерские производства, в том числе Фабрику им. Крупской, "Пекарь", "СладКо"), в начале своего доклада "Система компенсаций и льгот в управлении персоналом" заявила, что идеальной и единственно правильной системы компенсаций и льгот не существует. Система компенсаций и льгот имеет внутренние противоречия, но из нее надо стараться извлекать максимальную пользу для бизнеса.

В ситуации, когда HR-директора решают важнейшую управленческую задачу, - как сделать ФОТ максимально эффективным, сохранить социально ненапряженную среду и повысить производительность труда, - компенсационный пакет должен быть гибким, решающим задачи конкретного периода. Главное - такая система должна быть интегрирована в общую систему управления персоналом.

По мнению Элеоноры Якименко, необходимо регулярно проводить ревизию существующих бонусных программ, чтобы они работали и давали ожидаемый результат.

Г-жа Якименко отметила быстрый карьерный рост в кадровых службах российских предприятий вследствие кадрового голода в стране. По ее мнению, рынок меняется нынче быстрее, чем специалисты по управлению персоналом успевают внедрять свои идеи.

Из важного я бы отметила ее мнение о том, почему ДМС (дополнительная медицинская страховка) перестает играть положительную роль для персонала. Ее опыт основан на большом статистическом материале. Особенность "Оркла" - преобладание женского персонала по всей территории РФ. На питерских "Пекаре" и "Фабрике им. Крупской" работает примерно 900 человек, 500 человек на фабрике "Сладко" в Екатеринбурге, 1200 человек на фабрике "Волжанка" в Ульяновске. И еще суммарно в 30 городах работают 230 менеджеров по продажам. И если в Санкт-Петербурге с полисом ДМС сотрудник может найти относительно качественную медицинскую помощь, то во всей остальной, за исключением Москвы и Питера, России - это проблематично. По причине небольшого количества медучреждений и следственно отсутствия выбора, людям приходится пользоваться теми же поликлиниками и больницами, что и обычно, а значит сидеть в очередях к тем же самым докторам.

А если нет разницы - зачем платить больше? - от ред. КИ.

По мнению г-жи Якименко, во всех регионах присутствия компании ДМС не нужна, и это - один из примеров гибкости в подборе компенсационных выплат.

Еще один из таких примеров гибкости - перевод премий в состав зарплаты, потому как дополнительные выплаты в форме премии перестают приносить пользу. Из ее опыта на посту директора кадровой службы премии утяжеляют администрирование кадров, KPI (он же коэффициент трудового участия) зачастую подделывается в подразделениях и дезинтегрирует компанию. Г-жа Якименко предлагала использовать механизм разовых выплат, так как они на сегодняшний день остаются самым эффективным элементом мотивации.

По соотношению ФОТ к доходам компании она, имея опыт работы в сфере информационных технологий (фирма Беркут), привела следующие соотношения: от 70% в консалтинге и 30-40% в ИТ до 18-25% в торговле.

Исполнительный директор АстроСофт Наталья Семичастнова продемонстрировала участникам новую разработку компании - приложение на платформе Windows 8 для стационарных компьютеров и мобильных устройств. Исходным посылом для создания этого продукта были сложности с получением актуальной управленческой информации, которая необходима любому руководителю или владельцу бизнеса. Из-за длинной цепочки исполнителей топ-менеджеру сложно быстро получить свежие данные, он оказывается в ситуации зависимости от своих сотрудников. Подчиненные в свою очередь могут вольно или невольно управлять информацией, по-разному ее интерпретируя.

Разработка АстроСофт - это простой и удобный инструмент, который помогает визуализировать управленческую информацию из корпоративных систем на базе 1С, например, движение денежных средств, остатки на счетах, количество продаж и т.д. Версия, представленная на семинаре, была адаптирована для HR-директоров. В режиме реального времени приложение предоставляет информацию о движении персонала и графике отпусков, анализ заработной платы, данные по командировкам и обучению, штатное расписание и т.д. в виде интерактивных диаграмм и схем.

Ирина Илясова, региональный директор СЗФО ЗАО "КБ ДельтаКредит", представила компенсационную политику банка - систему мотивации "Кафетерий". Ее суть в том, что сотрудники, имеющие положительную оценку результатов работы, получают виртуальные деньги, которые можно потратить в соответствии с личными потребностями и жизненным интересами: на компенсацию услуг ЖКХ, обучение, медицинские услуги, ОСАГО и КАСКО, путешествия, подписку на профессиональные издания и т.д. Г-жа Илясова представила принципы и подходы в распределении льгот. Процедура автоматизирована с помощью корпоративного портала. Процесс превращения бонусов в рубли проходит следующим образом: после оценочной процедуры сотрудник получает сумму бонуса на год, которую планирует в электронной заявке. Далее необходимо выслать копии документов в отдел кадров, которые подтверждают расходы по определенным статьям Меню. Специалист кадровой службы проверяет предоставленные документы и формирует ежемесячно таблицу денежных выплат для бухгалтерии.

Ирина Илясова отметила, что эффективность компенсационной политики выражается, в частности, в том, что при средней по рынку заработной плате в кредитном учреждении низкий уровень текучести кадров.

Банк с 2005 года входит в международную финансовую группу Societe Generale и специализируется на ипотечном кредитовании. Регионы присутствия: Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Самара, Челябинск, Екатеринбург и Новосибирск.

Светлана Рожкова, региональный менеджер по работе с персоналом METRO Cash&Carry, в докладе "Первые шаги в построении системы совокупного вознаграждения в компании" рассказала, как идет создание системы и автоматизация C&B-процессов в информационной системе, реализованной на ПО SAP. В кадровом отделе компании создан отдел совокупного вознаграждения и развития на 4 штатных единицы, из которых ныне заполнены две - директора и подчиненного, остальные пока вакантны. Задачи отдела на 2013 год следующие:

• формирование отдела C&B;
• выстраивание регулярной системы отчетности по основным HR-показателям;
• построение системы грейдов;
• построение зарплатной структуры, компенсаций и льгот в соответствии с системой грейдов;
• автоматизация C&B процессов на базе SAP HR.

Система компенсаций и льгот, которая позволяет привлекать, мотивировать и удерживать наиболее эффективных и талантливых сотрудников, основана на принципах:

• прозрачности (понятность для сотрудников и менеджеров);
• внутренней справедливости (система воспринимается сотрудниками и менеджерами как справедливая);
• конкурентоспособности (заработные платы, бонусные программы, льготы и пр. соответствуют рынку);
• гибкости (возможность адаптации к изменениям в компании и на рынке).

На вопрос из зала, "как смотрят на все эти нововведения иностранные владельцы компании", г-жа Рожкова ответила, что в Европе сейчас кризис, у европейских филиалов "отрицательная прибыльность", поэтому приносящее прибыль российское подразделение имеет определенную свободу решений.
Ирада Ризванова, руководитель отдела АСУ из 211 Комбината железобетонных изделий, рассказала об особенностях начисления заработной платы и бонусов на производственном предприятии, где необходимо учитывать совмещения и замещения, сдельные наряды, сверхурочные, ночные и вечерние часы, вредные условия труда и воинский учет значительной части персонала.

20 лет тому назад предприятие было построено немцами в виде комплимента за уход ГСВГ с территории Германии без каких-либо материальных компенсаций.

Уже тогда немцы заложили в конструктив особенности компенсационных выплат персоналу: крытый и открытый теннисные корты, сауны и прекрасную столовую.

Сейчас предприятие находится в стадии смены собственника и периодически испытывает сложности с заказами. Система мотивации выручает новых владельцев, так как позволяет удерживать квалифицированный персонал в случае вынужденных простоев.

Константин Тарасенко, руководитель проектов компании АстроСофт, представил опыт автоматизации расчета зарплаты и компенсационных выплат на одном из крупнейших предприятий России, где трудится свыше 15000 человек и существует более 300 видов графиков работы (графики пятидневной рабочей недели, шестидневной рабочей недели, сменные графики, графики полной, сокращенной и неполной рабочей недели) и около 300 вариантов начислений (на одного сотрудника каждый месяц приходится в среднем 10 видов различных начислений и удержаний).

Оформление выплат и денежных перечислений осуществляется через три банка, кассу и почту.

В итоге автоматизирована деятельность более 100 структурных подразделений предприятия, автоматизировано более 150 бизнес-процессов и более 300 видов начислений; разработано более 100 новых отчетных форм; реализовано более 200 доработок ПО 1С "Управление производственным предприятием"; реализованы механизмы выплат по исполнительным листам в рамках заработной платы. Оптимизирована работа ПО "1С:Управление производственным предприятием" и системы управления базами данных Oracle в части:

• учет рабочего времени и алгоритма расчета заработной платы для 15000 сотрудников предприятия с различными системами оплаты труда и разнообразными графиками работ;
• распределение заработной платы по подразделениям, заказам, агрегатам, видам оплат и сотрудникам предприятия.
• реализован обмен данными с внутренними системами заказчика.

Система эксплуатируется на 350 рабочих местах.

"Одна из важнейших целей этого мероприятия - создать условия для взаимовыгодного общения профессионалов в бизнесе и особенно в управлении персоналом. На мой взгляд, нам необходимо рассказывать о работе с людьми, о том, какие есть достижения в этой области. Делиться накопленным опытом крайне важно, ведь само направление HR появилось в России не так давно, но уже стало очень значимым. То, каким оно будет еще через 15-20 лет, то, как эффективно бизнес будет управлять самым ценным из ресурсов - людьми, зависит только от нас самих", - сказала Наталья Семичастнова, завершая бизнес-семинар.