+7 (812) 494-9090
Обратная связьEnglish
Главная → Статьи → 1C → Платежный календарь предприятия
Версия для печати

Платежный календарь предприятия

8 июня 2015

Бизнес-процесс, в ходе которого формируется платежный календарь предприятия, во многих компаниях считается одной из ключевых процедур финансового планирования. Обусловлено это в первую очередь тем, что с ее помощью компания получает возможность ежедневного контроля над своими расходами.


Формирование платежного календаря предприятия (иногда используют другое название – реестр текущих платежей) является одним из этапов исполнения бюджета движения денежных средств. Эту процедуру во всей системе бюджетного управления можно рассматривать как инструмент оперативного планирования расходов. Призвана она, в первую очередь, не допустить кассовых разрывов в работе предприятия и обеспечить выполнение своих текущих обязательств перед его контрагентами.

Процесс подготовки платежного календаря предприятия включает в себя несколько этапов. Использование автоматизированной системы бюджетного управления (такой, например, как «АстроСофт: бюджетирование») существенно упрощает эту процедуру. Формирование реестра текущих платежей организации происходит следующим образом.

Платежный календарь предприятия (в терминах рассматриваемой нами информационной системы – «Реестр платежей организации» и Группы) представляет собой этап исполнения БДДС (бюджет движения денежных средств). Мы предполагаем, что данный бюджетный документ уже был разработан ранее (см публикацию Формирование БДДС). Отметим, что предприятие может иметь сложную холдинговую структуру, и в этом случае, помимо «Реестра платежей организации», также предполагается формирование «Реестра платежей группы».

Как правило, «Реестр платежей Организации» и Группы составляется ежедневно. В системе предусмотрена возможность автоматического создания Реестра. В этом случае «Реестр платежей Организации» формируется на основании данных, указанных в документах «Требование на финансирование». Логика бизнес-процесса «Формирование платежного календаря предприятия» предполагает, что ответственный за ЦФО создает документы «Требование на финансирование», в которых указывает требуемые суммы платежей для своего ЦФО за определенный период.

Эти документы хранятся в соответствующем журнале:

Список документов «Требование на финансирование»
Рис.1 Платежный календарь предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Список документов «Требование на финансирование»

При создании нового документа ответственному необходимо заполнить несколько полей:

Документ «Требование на финансирование»
Рис.2 Платежный календарь предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Документ «Требование на финансирование»

Поля «Номер», «Дата», «Организация», «Ответственный» и «ЦФО» заполняются системой автоматически. Поля «Основание для оплаты» и «Крайний срок оплаты» заполняются ответственным.

Кроме того, в разделе «Бюджеты и статьи» составляется список сумм, на которые оформляется требование. Кнопка «Подбор из плана» позволяет автоматически заполнить список данными из бюджета, сформированного ранее. По нажатию на эту кнопку открываются плановые данные по статьям и бюджетам рассматриваемого ЦФО на текущий период. Ответственным выбираются те из них, которые войдут в требование.

Может возникнуть необходимость внесения в требование внеплановых сумм. В этом случае используется стандартная кнопка «Добавить». При таком варианте пользователю необходимо вручную внести информацию о бюджете и статье, о требуемой сумме, ставке НДС, контрагенте и договоре контрагента.

Система проверяет суммы документа на предмет превышения планового лимита. Те из них, которые не выходят за рамки лимита, в карточке требования подсвечиваются зеленым, превышающие плановый лимит - синим. Внеплановые суммы программа выделяет красным. После формирования и проведения каждым ЦФО своих документов «Требование на финансирование» они запоминаются системой, и на этом подготовительный этап составления «Реестра платежей организации» (платежный календарь предприятия) можно считать завершенным.

Дальнейшие этапы сводятся к автоматическому формированию реестров текущих платежей по организации и группе. У пользователя, ответственного за выполнение данной задачи, в «Списке задач» появляется соответствующее напоминание:

Список задач на формирование реестра организации
Рис.3 Платежный календарь предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Список задач на формирование реестра организации

Черным цветом система отмечает текущие задачи. Красным – просроченные. Жирным выделены те, которые пользователь еще не смотрел.

После двойного щелчка левой кнопки мыши по задаче открывается карточка «Реестра платежей»:

Список задач на формирование реестра организации
Рис.4 Платежный календарь предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Список задач на формирование реестра организации

В левом верхнем углу элемента, отображаемого системой, находится информация о дате, на которую формируется реестр, об организации, об ответственном за процедуру. Кроме того, здесь указывается дата, по которую в реестр будут включаться сформированные на предыдущем этапе документы «Требование на финансирование». В правом верхнем углу карточки отображается справочная информация о текущих остатках денежных средств в кассе и на расчетном счету организации.

После нажатия на кнопку «Заполнить реестр» система производит заполнение реестра текущих платежей данными из документов «Требования на финансирование», сформированных ответственными за ЦФО на дату создания реестра.

Далее ответственный за «Реестр организации» просматривает полученный список и принимает решения об утверждении сумм. В колонке «Статус» напротив каждой суммы он проставляет результат своего решения. Платеж может быть утвержден, отложен, от платежа можно отказаться или провести его через авизо.

Если ответственным за реестр принимается решение, что платеж будет отложен, то в колонке «Дата отсрочки» им указывается дата отсрочки, а в колонке «Отложенная сумма» – ее размер. Таким образом, система позволяет реализовать один из основных принципов бизнес-процесса «Платежный календарь предприятия»: создавать документы «Требование на финансирование» должен один сотрудник, а утверждать выплаты – другой. Например, финансовый менеджер магазина (ответственный за ЦФО) готовит требования, а финансовый директор компании (ответственный за «Реестр организации») их утверждает.

В том случае, если вся сумма в текущем периоде выплачена быть не может, система дает возможность разбить ее на несколько. Для этого используется кнопка «Разбить строку». По нажатию на нее текущая строка разбивается на несколько, и теперь пользователь может часть суммы, например, утвердить, а часть – отложить на следующий период.

По нажатию на кнопку «Утвердить» сформированный «Реестр платежей Организации» будет утвержден и отправлен дальше по маршруту. При этом ответственный за ЦФО (финансовый менеджер магазина из нашего примера), ранее создававший документы «Требование на финансирование», вошедшие в утвержденный реестр, извещается о том, что его требования были рассмотрены. В списке требований напротив этих документов появляется соответствующая отметка.

Нажав на кнопку «Печать», можно получить печатную форму документа «Реестр платежей по организации»:

Печатная форма реестра по организации
Рис.5 Платежный календарь предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Печатная форма реестра по организации

Процесс формирования «Сводного реестра по группе» также может быть запущен автоматически, что значительно упрощает процедуру. В этом случае в списке задач пользователя, ответственного за формирование «Сводного Реестра по Группе», возникает соответствующая задача:

Список задач на формирование «Сводного реестра Группы»
Рис.6 Платежный календарь предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Список задач на формирование «Сводного реестра Группы»

Двойным щелчком по задаче может быть открыта карточка «Сводного реестра платежей по группе»:

Сводный реестр платежей по группе
Рис.7 Платежный календарь предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Сводный реестр платежей по группе

Нажав на кнопку «Заполнить реестр», ответственный сотрудник может сформировать реестр текущих платежей по всем организациям группы. В список попадают только те выплаты, которые были утверждены в «Реестрах Организаций» на предыдущем этапе бизнес-процесса. В правом верхнем углу данного диалогового окна системы отображается справочная информация об остатках в кассах и на расчетных счетах по всем организациям Группы.

В данный «Сводный реестр платежей по группе» по нажатию кнопки «Дополнить реестр» может быть добавлена информация по всем вновь сформированным «Реестрам организаций», которые не были созданы к необходимому сроку. Означенные добавления могут производиться до момента утверждения «Сводного реестра по группе. При этом статусы платежей, проставленные ответственным ранее, утеряны не будут.

На заключительном этапе формирования «Сводного реестра платежей по группе» сотруднику, ответственному за реестры организации, необходимо проставить источники финансирования – расчетные счета или кассы организации, с которых будут производиться выплаты. Для этого система автоматически создает ответственному за реестр организации соответствующую задачу:

Список задач на проставление источников финансирования
Рис.8 Платежный календарь предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Список задач на проставление источников финансирования

После двойного клика на задаче система открывает карточку «Реестра платежей», куда добавляется новая колонка «Источник оплаты»:

Проставление источников финансирования
Рис.9 Платежный календарь предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Проставление источников финансирования

Кнопка «Печать» позволяет вывести на печать полученные данные:

«Реестр платежей по Организации» с проставленными источниками финансирования
Рис.10 Платежный календарь предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». «Реестр платежей по Организации» с проставленными источниками финансирования

Бизнес-процесс, в ходе которого создается платежный календарь предприятия, требует четкой регламентации. Необходимость подробного документирования процедуры становится еще более очевидной, если компания в своей работе использует специализированные программные решения (например, «АстроСофт: бюджетирование» – программа автоматизации системы бюджетного управления предприятием). На этом этапе менеджменту компании необходимо разработать структуру взаимодействия всех участников данного процесса.

Следует описать, кто, что и в какой момент времени выполняет. Необходимость четкой документированной регламентации тем более важна, чем более сложной является бюджетируемая структура.

Бизнес каждой компании имеет свою специфику, которую приходится учитывать при проектировании бизнес-процесса, однако в любом случае регламент подготовки платежного календаря предприятия должен в себя включать:

  • Поэтапное описание последовательности действий сотрудников, в процедуре участвующих;
  • Перечень менеджеров, которые обладают полномочиями на создание и утверждение каждой из выплат. В терминах рассматриваемого программного решения – ответственные за реестр организаций и группы;

При использовании автоматизированной системы «АстроСофт: бюджетирование» определение ответственных за реестры производится в диалоговом окне «Настройка ответственных за бюджеты»:

Диалоговое окно «Настройка ответственных по видам бюджетов»
Рис.11 Платежный календарь предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Диалоговое окно «Настройка ответственных по видам бюджетов»

Поскольку платежный календарь предприятия («Реестр платежей организации» и группы) является документом оперативного планирования, его подготовка будет одним из этапов исполнения БДДС. В рассматриваемой программе для удобства работы в одном электронном документе объединены настройки по всем ответственным системы бюджетного управления – за бюджеты, за реестры, за кассовые и банковские документы. Четкая регламентация и распределение ответственности, реализованные в программе, поможет любому предприятию в соблюдении его сотрудниками финансовой и платежной дисциплины.

Кроме указания ответственных, данный элемент системы позволяет настроить временной регламент разработки платежного календаря. Здесь можно указать время начала и окончания разработки реестров, а также требуемую периодичность процедуры:

Диалоговое окно «Настройка ответственных по видам бюджетов», вкладка «Сводный реестр»
Рис.12 Платежный календарь предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Диалоговое окно «Настройка ответственных по видам бюджетов», вкладка «Сводный реестр»

В заключение хотелось бы отметить значительные преимущества, которые получают компании при использовании специализированного программного обеспечения для управления своими денежными потоками. В сравнении с традиционным подходом, когда платежный календарь предприятия формируется в электронных таблицах Excel, использование специализированной программы делает систему на порядок более оперативной. Отпадает необходимость двойного ввода данных, уменьшается количество возникающих при этом ошибок. Данный фактор является особенно важным, поскольку оперативный контроль над текущими расходами – важнейший бизнес-процесс любого современного предприятия вне зависимости от его размеров и отраслевой принадлежности.