+7 (812) 494-9090
Обратная связьEnglish
Главная → Услуги → Полезные советы → OneNote 2013 - Бизнес-процесс
Полезный совет
Забудьте об использовании флеш-накопителей - установите приложение OneDrive!Подробнее
Тимофей Пономаренко, Руководитель группы развития проектов
Заказать звонок Задать вопрос
Версия для печати

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

Организуйте целый бизнес-процесс с помощью стандартной офисной программы OneNote!

1. Вы диспетчер компании "Транс", с помощью программы OneNote Вы формируете поступающие заказы на доставку продукции и передаёте их курьеру.

Приступаем к формированию заказа. Создаём новую записную книжку и сохраняем её в своём облачном хранилище OneDrive. В качестве названия вводим имя своей учетной записи (имя пользователя). На вопрос об открытии общего доступа пока отвечаем "не сейчас".

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

2. В качестве названия записной книжки введите своё имя пользователя.


OneNote 2013 - Бизнес-процесс


3. Созданную записную книжку для использования более широкого функционала откроем в OneNote:

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

4. Создадим несколько новых разделов,

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

и по аналогии с ежедневником назовем их датами, начиная с сегодняшней.

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

5. Перейдем к завтрашнему дню (04 декабря) и введем заголовок страницы - "Заказ Х", где "Х" - номер Вашего компьютера.

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

6. Введем информацию по заказу: адрес, имя заказчика. Добавим список товаров для доставки по указанному адресу, отметив наименование товара.

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

7. С помощью поисковой системы через браузер найдем соответствующий адрес и с помощью инструмента "Вырезка экрана" скопируем карту окружающей нашу точку доставки местности. Выберем данный инструмент в окне "Отправить в OneNote":

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

8. Выделим необходимую область на экране.

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

9. Полученное изображение мы можем отправить сразу в выбранное расположение на страницу заказа или сначала скопировать в буфер обмена. Выберем "Скопировать в буфер обмена".

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

10. Вставим вырезку на страницу заказа: поставим курсор справа от информации по заказу и нажмем комбинацию клавиш "Ctrl + V".

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

11. Присвоим каждой записи на странице свой тег. Назначим адресу - тег "Адрес", заказчику - тег "Контакт", товарам - тег "Запрос клиента", а наименованию заказа - тег "Дела".

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

12. Добавим на страницу заказа информацию о стоимости товаров в таблицу размером 4 х 4 ячейки (Вставка - Таблица). Товары и их количество копируем из информации по заказу.

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

13. Для произведения автоматических подсчетов преобразуем простую таблицу в электронную таблицу Excel (предварительно нужно поставить курсор в любую ячейку таблицы). Соответствующая команда расположена на вкладке "Макет".

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

14. Для произведения расчетов нажмем на кнопку "Изменить".

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

15. В столбец "Сумма" введем простые формулы для расчетов. Можно также добавить информацию о дополнительных скидках и прочих изменениях цены. Сохраним и закроем файл Excel. Изменения, внесенные в таблицу, автоматически отразятся на листе записной книжки.

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

16. Полученную карточку заказа сначала для ознакомления отправим курьеру по электронной почте.

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

17. Сохраним карточку также на компьютере в формате изображения PDF, чтобы не было возможности вносить в нее изменения (Файл - Экспорт - Страница - PDF - Экспорт).

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

18. Теперь предоставим доступ к карточке заказа курьеру (Файл - Общий доступ - Пригласить других людей), дав ему возможность вносить изменения в записную книжку. Таким образом он сможет доложить о доставке, просто отметив товары галочкой.

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

19. Теперь давайте войдем в роль курьера. В почтовом ящике Outlook во входящем письме, только что полученном от диспетчера, переходим по ссылке-приглашению к совместному доступу.

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

20. В открывшемся окне браузера перейдем к разделу с заказом и воспользуемся функцией редактирования в браузере.

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

21. Прямо в браузере теперь отметим заказ как выполненный, поставив галочки в соответствующих клетках.


OneNote 2013 - Бизнес-процесс

22. Вернемся к роли диспетчера. Откроем окно OneNote. После непродолжительной паузы изменения, сделанные курьером, отразятся в нашей записной книжке. Посмотрим, каким именно пользователем были сделаны изменения (Журнал - Последние изменения - Сегодня - Поиск в этом разделе - Сортировка по автору).

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

23. Теперь отправим отчет о выполнении заказа начальнику отдела доставки товаров: "подошьём" нашу карточку заказа в записную книжку "Журнал", доступ к которой открыт всем диспетчерам. Правой кнопкой мыши вызовем контекстное меню на вкладке страницы заказа - Переместить или скопировать.

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

24. Выбираем записную книжку "Журнал" и раздел с соответствующей датой (4 декабря), нажимаем "Копировать".

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

25. Перейдем к записной книжке "Журнал".

OneNote 2013 - Бизнес-процесс

26. В разделе "ж 04.12" теперь отражены все заказы, но нет информации по стоимости услуг курьера. Начальник отдела добавляет соответствующую графу для заполнения, а Вы указываете стоимость услуг.

OneNote 2013 - Бизнес-процессOneNote 2013 - Бизнес-процесс

27. Сохраняем таблицу Excel, закрываем текущее окно. Внесенные другими диспетчерами изменения отражаются на соответствующих страницах заказов.


Таким образом, обычная на первый взгляд электронная записная книжка OneNote поможет организовать полноценный бизнес-процесс доставки товаров. И это еще далеко не всё, на что способен OneNote!