Word - Рассылка

Даже великим комбинаторам порой не избежать в бизнесе сложностей, для преодоления которых требуется использование возможностей современных информационных технологий. Например, как просто и быстро разослать всем клиентам конторы "Рога и копыта" приглашение принять участие в акции по рождественской распродаже рогов и копыт? Очень просто: для этого понадобится всего лишь база данных клиентов и несколько действий в Microsoft Word.

1. Откроем имеющуюся базу данных, где мы имеем полную информацию по каждому клиенту. 

2. Приведём её в должный вид. Нужны нам только Имя, Отчество, адрес электронной почты клиента и пол для правильного написания окончаний. Ненужные строки удалим, недостающие - вставим. 

3. Для заполнения столбца с именем и отчеством воспользуемся функцией мгновенного заполнения, доступной в Excel 2013. Для этого нужно начать вводить необходимые данные в первых нескольких строках, и Excel, распознав алгоритм, которому нужно следовать, сам заполнит оставшуюся часть. Достаточно нажать Enter, чтобы принять предложенные изменения. 

4. В случае, если база данных не содержит информации о половой принадлежности клиентов, данный столбец придется заполнить вручную. 

5. База данных полностью готова. Приступим к формированию предложения. Для этого понадобится Word и заготовка письма, в которое и нужно будет подставлять данные клиентов. 

6. Для настройки автоматической рассылки перейдём на вкладку Рассылки, и из всплывающего меню Начать слияние выберем инструмент Пошаговый мастер слияния, который поэтапно поможет выполнить рассылку. 

7. Первым шагом выбираем тип документа Электронное сообщение, так как требуется выполнить рассылку по электронной почте. Вторым шагом выбираем основу для создаваемого письма. В нашем случае это Текущий документ. На третьем этапе необходимо выбрать список адресатов. В нашем случае это уже готовая база данных.

8. В появившемся окне выбираем источник данных - базу, которую мы редактировали. 

9. Теперь необходимо выбрать лист, на котором сохранена база данных. В нашем случае выбирать не придется: лист в книге всего один. Установка флажка в нижней части окна укажет программе на то, что в первой строке таблицы находятся названия столбцов. Выбираем лист, нажимаем ОК. 

10. Следующим шагом будет предварительный обзор списка получателей. В данном окне автоматически выделены все контактные лица из выбранного листа базы данных, при этом по желанию можно отдельно исключить того или иного клиента из списка получателей, отсортировать или отфильтровать список, а также добавить новые листы. В нашем случае список в изменениях не нуждается, нажимаем ОК, а затем - Далее. Создание сообщения, чтобы перейти к следующему шагу. 

11. Для вставки имени клиента в бланк поместим курсор в то место, где оно должно быть отображено, и вставим соответствующие сведения, пройдя по ссылке Другие элементы.

 

12. В окне вставки поля выберем поле Имя, Отчество из нашей базы данных и нажмем Вставить, чтобы данная информация появилась на бланке.

 

13. А вот чтобы в зависимости от пола клиента менялось окончание слова, придется прибегнуть хоть и к простейшей, но формуле "Если…то…иначе". Поставив курсор на место окончания слова Уважаем(-ый/-ая), на вкладке Рассылки в выпадающем меню Правила выберем формулу IF…THEN…ELSE. 

14. В окне вставки поля IF настраиваем параметры формулы, которые буквально должны обозначать, что если значение поля Пол соответствует значению М, то в окончании должен быть текст ый, в противном случае - ая. Жмём ОК и Далее. Просмотр сообщений. 

15. На пятом этапе есть возможность просмотреть итоговый вариант письма в зависимости от изменения получателя, а также исключить какого-либо конкретного получателя или изменить список. Если всё готово, жмём Далее. Завершение слияния и на шестом этапе переходим по ссылке Электронная почта. 

16. В окне отправки письма необходимо в поле Кому указать графу Email базы данных, в которую занесены адреса электронной почты клиентов, и указать тему письма. Также есть возможность отправить текущую запись или разослать письма какому-то диапазону получателей. При установке флажка Все после нажатия на кнопку ОК письмо будет автоматически разослано всем адресатам посредством Outlook.

Готово! Лёд тронулся, господа присяжные заседатели!