+7 (812) 494-9090
Обратная связьEnglish
Главная → Услуги → Полезные советы → Word - Рассылка
Полезный совет
Настройте автосохранение в OneDrive и просматривайте фото и видео на любом устройстве через мгновенье после снимка!Подробнее
Тимофей Пономаренко, Руководитель группы развития проектов
Заказать звонок Задать вопрос
Версия для печати

Word - Рассылка

Даже великим комбинаторам порой не избежать в бизнесе сложностей, для преодоления которых требуется использование возможностей современных информационных технологий. Например, как просто и быстро разослать всем клиентам конторы "Рога и копыта" приглашение принять участие в акции по рождественской распродаже рогов и копыт? Очень просто: для этого понадобится всего лишь база данных клиентов и несколько действий в Microsoft Word.



1. Откроем имеющуюся базу данных, где мы имеем полную информацию по каждому клиенту. 
word - рассылка


2. Приведём её в должный вид. Нужны нам только Имя, Отчество, адрес электронной почты клиента и пол для правильного написания окончаний. Ненужные строки удалим, недостающие - вставим. 
word - рассылка


3. Для заполнения столбца с именем и отчеством воспользуемся функцией мгновенного заполнения, доступной в Excel 2013. Для этого нужно начать вводить необходимые данные в первых нескольких строках, и Excel, распознав алгоритм, которому нужно следовать, сам заполнит оставшуюся часть. Достаточно нажать Enter, чтобы принять предложенные изменения. 
word - рассылка


4. В случае, если база данных не содержит информации о половой принадлежности клиентов, данный столбец придется заполнить вручную. 
word - рассылка


5. База данных полностью готова. Приступим к формированию предложения. Для этого понадобится Word и заготовка письма, в которое и нужно будет подставлять данные клиентов. 
word - рассылка


6. Для настройки автоматической рассылки перейдём на вкладку Рассылки, и из всплывающего меню Начать слияние выберем инструмент Пошаговый мастер слияния, который поэтапно поможет выполнить рассылку. 
word - рассылка


7. Первым шагом выбираем тип документа Электронное сообщение, так как требуется выполнить рассылку по электронной почте. Вторым шагом выбираем основу для создаваемого письма. В нашем случае это Текущий документ. На третьем этапе необходимо выбрать список адресатов. В нашем случае это уже готовая база данных.
word - рассылка


8. В появившемся окне выбираем источник данных - базу, которую мы редактировали. 
word - рассылка


9. Теперь необходимо выбрать лист, на котором сохранена база данных. В нашем случае выбирать не придется: лист в книге всего один. Установка флажка в нижней части окна укажет программе на то, что в первой строке таблицы находятся названия столбцов. Выбираем лист, нажимаем ОК. 
word - рассылка


10. Следующим шагом будет предварительный обзор списка получателей. В данном окне автоматически выделены все контактные лица из выбранного листа базы данных, при этом по желанию можно отдельно исключить того или иного клиента из списка получателей, отсортировать или отфильтровать список, а также добавить новые листы. В нашем случае список в изменениях не нуждается, нажимаем ОК, а затем - Далее. Создание сообщения, чтобы перейти к следующему шагу. 
word - рассылка


11. Для вставки имени клиента в бланк поместим курсор в то место, где оно должно быть отображено, и вставим соответствующие сведения, пройдя по ссылке Другие элементы.
word - рассылка
 

12. В окне вставки поля выберем поле Имя, Отчество из нашей базы данных и нажмем Вставить, чтобы данная информация появилась на бланке.
word - рассылка
 

13. А вот чтобы в зависимости от пола клиента менялось окончание слова, придется прибегнуть хоть и к простейшей, но формуле "Если…то…иначе". Поставив курсор на место окончания слова Уважаем(-ый/-ая), на вкладке Рассылки в выпадающем меню Правила выберем формулу IF…THEN…ELSE. 
word - рассылка


14. В окне вставки поля IF настраиваем параметры формулы, которые буквально должны обозначать, что если значение поля Пол соответствует значению М, то в окончании должен быть текст ый, в противном случае - ая. Жмём ОК и Далее. Просмотр сообщений. 
word - рассылка


15. На пятом этапе есть возможность просмотреть итоговый вариант письма в зависимости от изменения получателя, а также исключить какого-либо конкретного получателя или изменить список. Если всё готово, жмём Далее. Завершение слияния и на шестом этапе переходим по ссылке Электронная почта. 
word - рассылка


16. В окне отправки письма необходимо в поле Кому указать графу Email базы данных, в которую занесены адреса электронной почты клиентов, и указать тему письма. Также есть возможность отправить текущую запись или разослать письма какому-то диапазону получателей. При установке флажка Все после нажатия на кнопку ОК письмо будет автоматически разослано всем адресатам посредством Outlook.
word - рассылка

Готово! Лёд тронулся, господа присяжные заседатели!



Показать меню© АстроСофт
Мы в Facebook Мы в Linkedin Мы Вконтакте Мы в YouTube Наш RSS