Электронный Корпоративный университет АстроСофт

Электронный Корпоративный университет АстроСофт, реализованный на платформе Microsoft SharePoint, стал одним из инструментов формирования и управления кадровым резервом компании. Более 60% сотрудников всех офисов АстроСофт активно используют ресурс Электронного Корпоративного университета.

Служба персонала АстроСофт инициировала создание Электронного Корпоративного университета в качестве современного инструмента формирования и управления кадровым резервом. Ресурс было решено сделать частью корпоративного портала. Он был создан специалистами компании на платформе Microsoft SharePoint для решения задач внутренней коммуникации и представляет собой систему, которая интегрирована в деятельность организации и управляет ее информационными потоками.

Использование Корпоративного университета имеет своими целями:

• увеличение эффективности управления,
• повышение уровня мотивации и компетентности персонала,
• формирование положительного внешнего и внутреннего имиджа компании,
• создание кадрового резерва как основу дальнейшего развития организации.

Разработчикам были поставлены следующие задачи:

• автоматизировать работу по управлению Корпоративным университетом
• обеспечить открытый доступ сотрудников всех офисов к ресурсам обучения
• создать Базу знаний компании
• реализовать на базе корпоративного портала возможность дистанционного обучения
• организовать регулярный сбор информации по итогам обучения с целью повышения эффективности работы Корпоративного университета.

Работы по созданию ресурса были начаты в декабре 2009. Проектирование системы и наполнение информацией заняло три месяца (январь - апрель 2010). Запуск Электронного Корпоративного университета состоялся в апреле 2010.

В состав группы разработчиков был включен менеджер по обучению компании АстроСофт.

Проект разработки и запуска ресурса Электронного Корпоративного университета был распределен на четыре этапа:

1. Постановка задачи: анализ задачи, аудит автоматизируемых процессов и формирование ТЗ

В процессе поиска платформы для будущего решения были определены следующие критерии его эффективности:

• решение должно легко встраиваться на корпоративный портал и являться неотъемлемой частью информационного пространства компании;
• сотрудники не должны тратить дополнительное время на изучение работы с ресурсом, он должен иметь понятный функционал и интерфейс;
• расходы на дальнейшее администрирование и обновление ресурса должны быть минимальными.

Было принято решение реализовать проект на базе существующего корпоративного портала, что позволило максимально быстро и гармонично встроить его в систему внутрифирменных коммуникаций. Платформой стал Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007). В результате было разработано уникальное решение, которое удовлетворяет всем заданным критериям эффективности и не имеет на данный момент аналогов на этой платформе. При этом использование встроенного функционала платформы также позволило значительно сократить время разработки, повысить надежность решения.

2. Проектирование системы: разработка структуры, функциональности и дизайна ресурса

Достоинством решения стали простота и удобство использования: сотрудникам не нужно тратить дополнительное время на изучение работы с ресурсом, пользователям предоставляется интерфейс, знакомый им по работе с Корпоративным порталом. При этом, сохранив общий стиль, в стандартный интерфейс были внесены изменения, упрощающие и автоматизирующие работу пользователей. При необходимости функционал системы может быть расширен и дополнен.

3. Наполнение: ввод и перенос первичных данных в структуру ресурса

Менеджер по обучению заранее заполнил разделы Электронного Корпоративного университета материалами (статьями, ссылками, расписанием обучающие мероприятий), которые позволили бы сотрудникам приступить к работе с ресурсом с первого дня его размещения в открытом доступе.

4. Запуск ресурса

Была разработана «Инструкция по применению», в которой был описан функционал ресурса и возможности сотрудника по его использованию для обучения и развития.

Основные инструменты сотрудника по управлению своим обучением на ресурсе представлены в нескольких разделах. Каждый раздел решает определенный набор задач:

Новости обучения	Раздел информирует сотрудников о запускаемых тренингах и семинарах, новых возможностях корпоративного обучения, проводимых конкурсах и других активностях
Обучающие мероприятия	Содержит список всех тем обучающих мероприятий, проводимых в АстроСофт, с подробной информацией по ним. Каждая тема обучения является активной ссылкой и ведет на страницу обучающего мероприятия по этой теме
Расписание занятий	Представлено в виде календаря, в котором отображаются сроки и темы обучения
«Я готов быть тренером!»	Предназначен для сбора и анализа заявок сотрудников на участие в работе Корпоративного университета в качестве наставника или тренера
Заявки на обучение	Сбор индивидуальных заявок сотрудников на обучение
Корпоративная библиотека	В библиотеке размещаются электронные издания по обучению, а также материалы состоявшихся тренингов, бизнес-сессий и других мероприятий. Существует каталог печатных изданий, в котором собрана корпоративная коллекция книг всех офисов с возможностью отслеживания, у кого из сотрудников книга находится в данный момент
Статьи по обучению	В разделе размещается актуальная информация от сотрудников компании и из иных проверенных источников
Обсуждения	Форум Электронного Корпоративного университета
Полезные ресурсы	В данном разделе размещается описание ресурсов, которые могут быть полезны сотрудникам в области обучения и развития: электронные библиотеки, системы дистанционного обучения, сайты крупнейших профессиональных конференций и форумов
Опросы	Периодически на главной странице Электронного Корпоративного университета размещаются опросы. Они анонсируются по электронной корпоративной почте

Более 60% сотрудников компании активно используют ресурс Электронного Корпоративного университета.

Для всех новых сотрудников компании ежемесячно проводятся встречи, на которых менеджер по обучению лично рассказывает о возможностях ресурса, его функционале и преимуществах использования.

Электронный Корпоративный университет стал одним из инструментов управления развитием персонала компании. Сотрудники всех офисов АстроСофт используют его для самообучения внутри организации, наполняют и активно работают с Базой знаний.

С помощью данного ресурса оптимизированы такие процессы, как:

• информирование сотрудников о возможностях корпоративного обучения
• определение потребностей персонала компании в обучении
• регистрация сотрудников на обучение
• планирование обучения
• сбор и анализ обратной связи по итогам обучения
• анализ вовлеченности сотрудников в обучение
• обмен знаниями внутри компании
• анкетирование сотрудников

По результатам 2010 года, обучение в рамках Корпоративного обучения прошли 54,2% сотрудников компании.

В рамках дальнейшего развития ресурса на 2011 – 2012 гг. стоят следующие задачи:

1. формировать центры компетенций и кадровый резерв компании, используя для этого личные узлы сотрудников
2. связать систему оценки эффективности деятельности персонала (по компетенциям) с системой планирования обучения
3. автоматизировать тестирование сотрудников, используя возможности ресурса.