АстроСофт поддержал международную акцию «День без бумаги»

омпания АстроСофт активно поддержала акцию «День без бумаги». Мы объявили об участии в акции заранее, поэтому получилось, что без бумаги прошел не один день, а гораздо больше. Наши коллеги не остались равнодушными и поддержали начинание самыми разными способами.

Макулатура

Многие сочли эту акцию отличным поводом, чтобы перетряхнуть ящики рабочего стола и ненужные материалы отправить в макулатуру. Другие не поленились принести старые газеты и журналы из дома. На самом деле коробок с бумагой оказалось не так уж много, но это вполне объяснимо: все-таки в ИТ-компании многие процессы автоматизированы, и мы не завалены распечатанными документами. Мы  сдали макулатуру 31 октября, общий вес которой составил 510 кг.

Социальные сети

Мы объявили конкурс, в котором предложили рассказать о том, какие есть способы более рационального использования бумаги и других природных ресурсов. В нем принимали участие как сотрудники АстроСофт (на корпоративном портале), так и все желающие, кто подписан на наши страницы в социальных сетях. Победители, которых оказалось двое, получили электронные книги.

Семинар

Семинар «Документооборот в компании без бумаг» стал ключевым событием всей акции. Наши эксперты познакомили слушателей с самыми актуальными решениями для автоматизации документооборота, позволяющими снизить количество нерационального потребления бумаги и повысить эффективность  работы с документами. Мы обсуждали следующие вопросы:

• Как оптимизировать процессы, связанные с  организацией  документооборота на предприятии;
• Как улучшить взаимодействие между подразделениями;
• Контроль исполнительской дисциплины: возможности прикладного решения «1С:Документооборот»;
• Общие задачи управления договорами в организации, порядок документооборота и функциональные возможности «1С:Документооборот» на примерах работы с программой;
• Визуальное редактирование рабочих процессов  и разработка процесса согласования документов в SharePoint 2013.
  

Участники семинара приняли участие в розыгрыше призов, которые помогают бороться с неэффективным использованием бумаги: электронная книга, внешний жесткий диск и флеш-накопитель.

Организация

Все мероприятие было организовано и проведено без использования бумаги. Семинар снимался камерой, поэтому не было необходимости раздавать блокноты и ручки: все материалы участники получили по электронной почте, а те, у кого не получилось присутствовать лично, смогут просмотреть их на нашем канале на youtube.com. Регистрация и заполнение анкет велись в электронном виде, а с розыгрышем призов нам помог генератор случайных числе. Даже сертификаты участников международной акции «День без бумаги» слушатели семинара получили в виде pdf-файлов.

Итоги

• Руководство бизнес-центра, в котором располагается АстроСофт, ведет переговоры с одной из компаний, занимающихся приемом бумаги в переработку, о регулярной сдаче макулатуры.
• Количество распечатываемых документов в АстроСофт снизилось (данные предоставлены нашими системными администраторами), да и многие сотрудники признаются, что работать с документами в электронном виде гораздо удобнее во многих случаях.
• Многие из нас задумались о том, что мы можем сделать для того, чтобы не только сократить количество бумаги в работе и быту, но и более рационально использовать другие природные ресурсы.
• Акция дала еще один толчок для внедрения ЛИН в офисе. Более того, многие идеи, предложенные сотрудниками компании, будут реализованы в данном процессе. На данный момент топ-менеджеры компании уже проходят обучение инструментам ЛИН и в ближайшее время приступят к их внедрению в АстроСофт.
  Считаем, что вклад ИТ-компании, такой, как АстроСофт, в дело сокращения нерационального использования бумаги заключается в самом широком распространении идеи перехода на системы электронного документооборота.