OneNote 2013 - Бизнес-процесс

1. Вы диспетчер компании "Транс", с помощью программы OneNote Вы формируете поступающие заказы на доставку продукции и передаёте их курьеру.

Приступаем к формированию заказа. Создаём новую записную книжку и сохраняем её в своём облачном хранилище OneDrive. В качестве названия вводим имя своей учетной записи (имя пользователя). На вопрос об открытии общего доступа пока отвечаем "не сейчас".



2. В качестве названия записной книжки введите своё имя пользователя.




3. Созданную записную книжку для использования более широкого функционала откроем в OneNote:



4. Создадим несколько новых разделов,



и по аналогии с ежедневником назовем их датами, начиная с сегодняшней.



5. Перейдем к завтрашнему дню (04 декабря) и введем заголовок страницы - "Заказ Х", где "Х" - номер Вашего компьютера.



6. Введем информацию по заказу: адрес, имя заказчика. Добавим список товаров для доставки по указанному адресу, отметив наименование товара.



7. С помощью поисковой системы через браузер найдем соответствующий адрес и с помощью инструмента "Вырезка экрана" скопируем карту окружающей нашу точку доставки местности. Выберем данный инструмент в окне "Отправить в OneNote":



8. Выделим необходимую область на экране.



9. Полученное изображение мы можем отправить сразу в выбранное расположение на страницу заказа или сначала скопировать в буфер обмена. Выберем "Скопировать в буфер обмена".



10. Вставим вырезку на страницу заказа: поставим курсор справа от информации по заказу и нажмем комбинацию клавиш "Ctrl + V".



11. Присвоим каждой записи на странице свой тег. Назначим адресу - тег "Адрес", заказчику - тег "Контакт", товарам - тег "Запрос клиента", а наименованию заказа - тег "Дела".



12. Добавим на страницу заказа информацию о стоимости товаров в таблицу размером 4 х 4 ячейки (Вставка - Таблица). Товары и их количество копируем из информации по заказу.



13. Для произведения автоматических подсчетов преобразуем простую таблицу в электронную таблицу Excel (предварительно нужно поставить курсор в любую ячейку таблицы). Соответствующая команда расположена на вкладке "Макет".



14. Для произведения расчетов нажмем на кнопку "Изменить".



15. В столбец "Сумма" введем простые формулы для расчетов. Можно также добавить информацию о дополнительных скидках и прочих изменениях цены. Сохраним и закроем файл Excel. Изменения, внесенные в таблицу, автоматически отразятся на листе записной книжки.



16. Полученную карточку заказа сначала для ознакомления отправим курьеру по электронной почте.





17. Сохраним карточку также на компьютере в формате изображения PDF, чтобы не было возможности вносить в нее изменения (Файл - Экспорт - Страница - PDF - Экспорт).



18. Теперь предоставим доступ к карточке заказа курьеру (Файл - Общий доступ - Пригласить других людей), дав ему возможность вносить изменения в записную книжку. Таким образом он сможет доложить о доставке, просто отметив товары галочкой.



19. Теперь давайте войдем в роль курьера. В почтовом ящике Outlook во входящем письме, только что полученном от диспетчера, переходим по ссылке-приглашению к совместному доступу.



20. В открывшемся окне браузера перейдем к разделу с заказом и воспользуемся функцией редактирования в браузере.



21. Прямо в браузере теперь отметим заказ как выполненный, поставив галочки в соответствующих клетках.



22. Вернемся к роли диспетчера. Откроем окно OneNote. После непродолжительной паузы изменения, сделанные курьером, отразятся в нашей записной книжке. Посмотрим, каким именно пользователем были сделаны изменения (Журнал - Последние изменения - Сегодня - Поиск в этом разделе - Сортировка по автору).



23. Теперь отправим отчет о выполнении заказа начальнику отдела доставки товаров: "подошьём" нашу карточку заказа в записную книжку "Журнал", доступ к которой открыт всем диспетчерам. Правой кнопкой мыши вызовем контекстное меню на вкладке страницы заказа - Переместить или скопировать.



24. Выбираем записную книжку "Журнал" и раздел с соответствующей датой (4 декабря), нажимаем "Копировать".



25. Перейдем к записной книжке "Журнал".



26. В разделе "ж 04.12" теперь отражены все заказы, но нет информации по стоимости услуг курьера. Начальник отдела добавляет соответствующую графу для заполнения, а Вы указываете стоимость услуг.


27. Сохраняем таблицу Excel, закрываем текущее окно. Внесенные другими диспетчерами изменения отражаются на соответствующих страницах заказов.

Таким образом, обычная на первый взгляд электронная записная книжка OneNote поможет организовать полноценный бизнес-процесс доставки товаров. И это еще далеко не всё, на что способен OneNote!