Корпоративный информационный портал как система управления знаниями

Корпоративный информационный портал все чаще становится необходимым атрибутом современного, стабильно развивающегося предприятия. Для его поступательного развития особенно важно создать надежную систему управления знаниями, которая будет аккумулировать всю нужную для работы информацию.

Что чаще всего происходит при увольнении кого-либо из сотрудников? Если это, например, работник продающего подразделения, то вместе с ним, как правило, из организации уходит важнейшая информация, которая вообще говоря, является интеллектуальной собственностью компании. Часть данных не теряется безвозвратно, потому что уже формализована в том или ином виде – контактная информация клиентов, технические подробности реализованных проектов и сделок, их финансово-экономические параметры (сумма сделки, ее издержки, время реализации и пр.).

Однако, как правило, эта информация рассредоточена по различным системам предприятия – от учетной базы 1С и адресной книги Outlook до рабочих документов на компьютере означенного сотрудника. Она обладает одним существенным недостатком – она не систематизирована вообще, либо формализована и организована лишь частично. Очевидно, что эти данные жизненно необходимы не только новому сотруднику, который приходит на смену увольняющемуся (для входа в должность и дальнейшей работы). В первую очередь эта информация нужна службе маркетинга, которая использует ее для расширения своих знаний о глубине, структуре и динамике потребительского рынка предприятия. 

Кроме части упомянутых выше данных, компания в описываемом нами случае теряет нечто значительно более существенное. Речь идет о неявных знаниях, которые остаются «в головах» увольняющихся сотрудников – практический опыт работы с целевыми клиентами, методические наработки по технологиям ведения проектов, особенности их реализации в том или ином конкретном секторе потребительского рынка предприятия и т.п. Перед его менеджерами стоит непростая задача – необходимо обеспечить сохранность информации, которая является интеллектуальной собственностью компании и создать надежную систему управления знаниями.

Каким требованиям должна удовлетворять такая система? Прежде всего, она должна быть простой и удобной для пользователей – сотрудников продающих подразделений, отделов разработки проектов, маркетингового департамента и др. Процесс пополнения рассматриваемой системы управления знаниями должен быть достаточно простым и не может занимать у работника много времени. Информационная среда, в которой будет организована означенная система, должна иметь несложный, интуитивно понятный неспециалисту интерфейс. Кроме того, у нее должны быть широкие возможности интеграции с программным пакетом Microsoft Office, потому что именно в этом формате создается большинство документов по рабочим проектам. И, разумеется, создаваемая система управления знаниями должна иметь возможность интеграции с основной учетной базой финансово-экономических данных предприятия.

Надо сказать, что здесь требование к удобству работы с системой управления знаниями является ключевым, и вот почему. Именно в этом случае создаваемая система сможет стать тем, что будет активно использоваться менеджерами и при реализации текущих проектов, и при разработке новых, еще не опробованных направлений. Удобство работы является одним из тех условий, которые помогут превращению данных в знания – в методики, модели, принципы работы. В те знания, которые могут использоваться в работе не только членами команды данного конкретного проекта, но и всеми другими сотрудниками предприятия. 

Нам представляется, что программа, которая наиболее полно отвечает приведенным выше требованиям, должна быть разработана на платформе SharePoint.
В качестве примера можно привести прикладное программное решение «АстроСофт: корпоративный портал». Платформа Microsoft SharePoint обеспечивает встроенную интеграцию с основными продуктами офисного пакета – Word, Excel и Outlook. Если заказчик в своей работе активно использует базу 1С, то специалистами компании будет разработана подсистема сопряжения с программами 1С.  Это позволяет говорить о полном соответствии системы требованиям интеграции. Корпоративный информационный портал, разработанный на основе означенного программного продукта, вне всякого сомнения, станет надежной основой для создаваемой системы управления знаниями.

Как она может выглядеть в реальности? Рассмотрим вариант создания такой системы, в основе которой лежит программный продукт «АстроСофт: корпоративный портал» на платформе SharePoint. В качестве примера возьмем произвольную проектную организацию, которая занимается, допустим, разработкой прикладного программного обеспечения или малоэтажным строительством. Конкретная отрасль не имеет особого значения – важны те принципы, по которым будет создаваться система управления знаниями рассматриваемой проектной структуры.

Под каждый проект, по которому начинаются разработки (новый программный продукт или загородный коттедж, к примеру), на корпоративном информационном портале компании создается отдельный ресурс. Назовем его сайтом проекта; здесь будут сосредоточены все документы (точнее, ссылки на них), имеющие к нему непосредственное отношение. На главной странице сайта размещаются данные по заказчику (отрасль, географическая локализация, размер предприятия и пр.). Кроме того, здесь фиксируются значения ключевых параметров самого проекта – его стоимость, привлекаемые ресурсы, планируемая рентабельность, ключевые фигуры команды и т.д.

Разумеется, не вся информация может быть доступна всем сотрудникам организации – руководство может решить, что, например, финансовые подробности проекта могут быть видны лишь ограниченному числу пользователей (его менеджеру, руководителям компании, владельцам бизнеса, департаменту маркетинга и пр.). Программная система имеет весь необходимый функционал для разграничения доступа к различным элементам корпоративного информационного портала (просмотр, редактирование и т.д.).

Кроме агрегированных ключевых данных, на сайте проекта сотрудники (в соответствии с правами доступа) могут непосредственно ознакомиться с его основными документами. Это может быть договор проекта, соглашения с подрядчиками (в случае строительства коттеджа), Функциональные Спецификации (в случае разработки программного продукта), другие документы, для него существенные. Поскольку система имеет широкие возможности интеграции с офисным пакетом Microsoft, корпоративный информационный портал из нашего примера сможет обеспечить на сайте проекта доступ ко всем данным, имеющим для него значение.

Может возникнуть вопрос: а для чего все это нужно? Да, мы всё собрали на сайте проекта в структуре корпоративного портала, но ведь и раньше все эти документы были доступны. Правда, находились они в разных подразделениях компании – договор в бухгалтерии, бюджет в экономическом отделе, ФС у архитектора разработки и т.д. В лучшем случае все документы могут быть собраны на компьютере менеджера проекта. Ответ на поставленный выше вопрос прост: данные консолидируются для того, чтобы облегчить анализ проектной деятельности предприятия. Для того, чтобы появилась возможность превратить набор разрозненных цифр в те знания, которые помогут компании развиваться.

Например, в проектном департаменте предприятия начинаются работы по новому проекту. Его менеджер, используя функционал корпоративного информационного портала, может легко провести отбор тех проектов, которые уже были осуществлены ранее с похожими параметрами (отрасль, размер компании-заказчика, объем предполагаемых работ и пр.). Системы на платформе SharePoint обладают широкими возможностями для поиска необходимой информации в документах предприятия. Её внимательный анализ позволит новому менеджеру проекта (МП) использовать положительный опыт предыдущих работ и, возможно, избежать тех ошибок, которые имели место ранее. На рабочем форуме, организованном на сайте проекта, члены его команды смогут совместно искать решения неожиданно возникающих трудностей. Это имеет особое значение, если физически они находятся в разных городах (или даже странах); функционал системы позволяет это реализовать.

Здесь, однако, мы подходим к одному важному аспекту рассматриваемой темы. Для того, чтобы все эти данные могли стать реальными знаниями, доступными к использованию другими МП компании, должна быть проведена серьезная аналитическая работа.  Перед менеджером, в области ответственности которого лежит разработка системы управления знаниями, стоит задача создать такие условия, при которых сотрудники захотят делиться важной информацией по своим проектам. Именно «захотят» – без их на то желания превратить набор данных в знания вряд ли получится. Опыт показывает, что просто приказать здесь недостаточно.

Необходимо мотивировать менеджеров к тому, например, чтобы по завершению каждого проекта они проводили внимательный анализ выполненных работ. Затем по его результатам может быть (а может и не быть – здесь все зависит от специфики конкретного проекта и способностей его менеджера) создана методика или модель работы, пригодная для применения другими МП компании. Например, он может предложить свой, опробованный на практике способ работы с известной моделью «Треугольник менеджмента проектов» (хорошо – быстро – дешево – выбери два из трех). Или сформулировать особую технологию подготовки его бюджета. Любой из результатов, если он признан ведущими специалистами компании, будет достоин включения в базу данных системы управления знаниями. А поскольку она основана на функционале корпоративного информационного портала, это знание будет доступно всем заинтересованным сотрудникам. Что в итоге при должном их отношении к работе сделает организацию еще сильнее и устойчивее.

Очевидно, что вопросы мотивации сотрудников, их желания делиться опытом, информацией и разрабатывать для компании новые элементы знания относятся к области ее корпоративной культуры. Поскольку вопросы ее формирования и развития выходят за рамки данной публикации, скажем лишь то, что корпоративный информационный портал, его функционал и инструменты будут в этой области ощутимой поддержкой и менеджеру по персоналу компании, и другим ее руководителям. В сочетании с системой управления знаниями он станет надежной поддержкой как сотрудникам, которые только начинают свою работу в компании, так и опытным менеджерам проектов, имеющим за плечами богатый опыт руководства и командного взаимодействия.

Итак, мы рассмотрели, каковы основные принципы организации системы управления знаниями, в основе которой лежит корпоративный информационный портал предприятия. Мы считаем, что для выполнения всех требований, которые предъявляет современный бизнес к данному инструменту, в качестве его платформы наиболее целесообразно использовать платформу SharePoint. Пример такого продукта – прикладное программное решение «АстроСофт: корпоративный портал». Удобство работы, широкие возможности интеграции с офисным пакетом MS и программами 1С делают его надежной основой для организации системы управления знаниями.

Корпоративный информационный портал – не только инструмент совместной работы, который позволяет компании развиваться. Он предоставляет широчайшие возможности для управления ее корпоративной культурой. При грамотном, продуманном использовании он становится стабильной опорой предприятия в движении к целям, озвученным в его миссии.