+7 (812) 494-9090
Обратная связьEnglish
Главная → О компании → Наши клиенты → Мэрия Москвы, Финансово-хозяйственное управление  → Автоматизация финансово-хозяйственной деятельности ФХУ Мэрии Москвы
Версия для печати

Автоматизация финансово-хозяйственной деятельности ФХУ Мэрии Москвы

Заказчик: Мэрия Москвы, Финансово-хозяйственное управление

Отрасль: Государственный сектор


В ФХУ Мэрии Москвы была внедрена комплексная автоматизированная система, состоящая из 20 подсистем и реализованная на 4 конфигурациях на базе платформы «1С Предприятие 8».



Ситуация

ФХУ Мэрии Москвы поставило задачу провести качественное совершенствование управления во всех сферах своей деятельности. Для того чтобы автоматизировать управленческие процессы, достичь прозрачности деятельности всех подразделений, обеспечить менеджмент актуальной информацией, необходимой для принятия обоснованных решений, нужно было создать комплексную автоматизированную систему. Этот комплекс должен был решать все вопросы управления, учета и контроля производственной и финансово-хозяйственной деятельности заказчика.

В Мэрии Москвы были внедрены отдельные учётные системы, которые автоматизировали работу бухгалтерии, ответственных за ведение договоров и технических специалистов подразделений. Однако разобщенность систем приводила к многократному вводу одних и тех же первичных документов, сопровождающих процесс исполнения договоров. Формирование сводных отчетов происходило со значительной задержкой во времени. Руководители не имели возможности самостоятельно формировать необходимые отчёты или производить быстрый поиск необходимой информации без привлечения специалистов соответствующих служб.

Таким образом, заказчик обозначил главную проблему и ее последствия:

  • отсутствие всеобщей автоматизированной системы;
  • отсутствие единства нормативно-справочной информации;
  • невозможность обмена информацией о прохождении платежей с системами бухгалтерского учёта;
  • отсутствие распределения ответственности и прав доступа к информации.

Комплексная автоматизированная система (далее КАС) должна была решить следующие задачи:

  • обеспечение достоверности информации за счёт уменьшения двойного ввода в различных подразделениях и возникающих отсюда ошибок;
  • повышение оперативности формирования отчётной информации;
  • организация работы с договорами;
  • обеспечение контроля взаимоотношений с контрагентами;
  • контроль своевременности исполнения договорных обязательств;
  • контроль работы сотрудников на всех стадиях производственного процесса.

Система должна была обеспечивать выполнение следующих основных функций:

  • хранение списка договоров с полным набором реквизитов, характеризующих договор и его исполнение;
  • наращивание количества реквизитов, характеризующих договор, без внесения изменений в программный код системы;
  • отражение процедур по организации и проведению конкурсов и торгов по заявкам подразделений;
  • планирование и фактическое отражение работ и расчетов по договорам;возможность представления суммовых значений по договорам, как в валюте договора, так и в единой управленческой валюте, установленной для унификации представления отчётных данных;
  • планирование и фактическое  отражение бюджета расходов по договорам реализации;
  • контроль расходования средств в соответствии с направлениями расходования по статьям смет;
  • подготовка текста договоров на основании шаблонов, хранимых как внутри системы, так и во внешних файлах;
  • автоматизация процесса согласования текста договоров;
  • контроль сроков исполнения операций по договору;
  • отражение в системе первичных документов по договорам (платёжные поручения, заявки на финансирование, акты выполненных работ, счета-фактуры и т.п.);
  • специализированный учёт характеристик оборудования и других сложных систем (вентиляция, сигнализация, водоснабжение и т.п.), поставляемого или создаваемого и обслуживаемого в рамках договоров;
  • регистрация заявок подразделений на проведение ремонтных работ оборудования и технических систем, на закупку оборудования, комплектующих и расходных материалов для обслуживания сложного оборудования и технических систем.
  • планирование регламентных работ и договоров на их выполнение по обслуживанию оборудования и технических систем;
  • оповещение о назначенных событиях или обязательных действиях для ответственных и исполнителей отдельных операций, связанных с договорной деятельностью – как в системе, так и с возможностью передачи по электронной почте.

Особенности проекта

  • Одновременная автоматизация 28 подразделений, решающих различные задачи.
  • Ограниченное время на выполнение работ (35 недель до момента опытной эксплуатации)
  • Запуск в опытную эксплуатацию единовременно всего комплекса из 20 подсистем
  • Низкий уровень автоматизации (до начала проекта автоматизированы, не учитывая использование MS Office, только бухгалтерия, расчёт зарплаты, частично финансово-экономический отдел)
  • Общее количество пользователей КАС - около 200 человек с низким уровнем компьютерной подготовки
  • Территориальная удаленность подразделений

Решение

В ФХУ Мэрии Москвы была внедрена комплексная автоматизированная система, состоящая из 20 подсистем и реализованная на 4 конфигурациях на базе платформы «1С Предприятие 8»:

  • «1С: Предприятие 8. Бухгалтерия предприятия»
  • «1С: Предприятие 8. Зарплата и управление персоналом»
  • «АстроСофт: учет договоров и конкурсов»
  • «АстроСофт: управление ресурсами»

Все данные были загружены из систем, которые работали в Мэрии Москвы к началу проекта. Специалисты АстроСофт реализовали обмен данными между конфигурациями «1С» в части движения ТМЦ, кадрового учёта, заключения и исполнения договоров, управления взаимоотношениями с контрагентами. КАС осуществляет обмен данными между своими подсистемами и биллинговой системой АСР Phonekeeper 5.0, в рамках которой осуществляется тарификация услуг связи и интернет-соединений, а также формирование первичных документов (счёт, счёт-фактура). Со стороны «1С» в  АСР поступает информация о контрагентах и договорах на услуги связи, обратно – информация о стоимости услуг и выданных документах.

Разработана универсальная система формирования отчётов руководителю из любой подсистемы КАС с возможностью настройки содержания отчётов индивидуально для каждого пользователя.

Результат

Успешно внедрена автоматизированная система управления, учета и контроля производственной и финансово-хозяйственной деятельности. В проекте реализована функциональность, соответствующая требованиям заказчика.

Для успешной работы в КАС проведено обучение около 200 пользователей и администраторов системы. Предоставлено описание сквозных примеров, которое позволяет быстро освоить работу с КАС. Разработан регламент поддержки КАС силами администраторов КАС ФХУ Мэрии Москвы


Скачать



Показать меню© АстроСофт
Мы в Facebook Мы в Linkedin Мы Вконтакте Мы в YouTube Наш RSS