+7 (812) 494-9090
Обратная связьEnglish
Главная → О компании → Наши клиенты → Общественная некоммерческая организация → Внедрение системы электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот КОРП»
Версия для печати

Внедрение системы электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот КОРП»

Заказчик: Общественная некоммерческая организация

Отрасль: Государственный сектор


Внедрение, осуществленное АстроСофт, позволило автоматизировать документооборот организации и сделать его более прозрачным. 70% документов переведены из бумажного в электронный вид, что существенно снизило бумажный документооборот организации. Сократилось время на проведение специализированных расследований, уменьшилось количество случаев нарушения регламентных сроков проведения различных этапов. Появилась возможность оперативно контролировать выполнение планов, проектов и программ, собирать данные по результатам выполнения планов и контролировать выполнение сотрудниками поставленных поручений.




Ситуация

Для планирования совместной деятельности и принятия решений организация занимается сбором различных материалов, статических данных в разных областях управления стран-участниц, а также мониторингом выполнения принятых решений и оценкой их эффективности. Организация имеет разветвленную структуру подразделений из четырех уровней подчиненности, в ее состав входит более 80 структурных единиц, численность сотрудников более 1000 человек. Разветвленная структура организации осложняла коммуникации и организацию процессов внутри такой большой компании. Случались ошибки дублирования информации, потеря данных, много времени тратилось на сбор информации, мониторинг и контроль процессов.

Требовалось автоматизировать документооборот основных процессов планирования деятельности подразделений и проведения расследований. С определённой периодичностью планы создавались в каждом подразделении в своих шаблонах и на определённых бланках, причем каждый план каждого подразделения сопровождался служебной запиской. Эти планы объединялись в единый сводный план на специальном бланке, который, в свою очередь, направлялся на согласование обратно в подразделения и сопровождался служебными записками. Сведения о фактическом выполнении планов отдельно запрашивались у подразделений, которые в ручном режиме формировали отчеты о выполнении. Все это занимало значительное время.

Кроме того, отдельной большой задачей стала автоматизация документооборота, сопровождающего специализированные расследования организации. Ориентировочные масштабы одного расследования: длительность расследования — от 9 до 12 месяцев, в нем могут участвовать свыше 100 организаций, расследование состоит из более чем 50 различных этапов, каждый — со своими сроками, документооборот достигает нескольких тысяч документов.


Ситуация в организации на момент обращения:
  • частичная автоматизация бизнес-процессов, в том числе документооборота, с помощью нескольких решений сторонних разработчиков;
  • отсутствие единой системы планирования деятельности структурных подразделений организации;
  • невозможность осуществлять автоматический контроль выполнения регламентированных сроков процедур по обработке обращений граждан и других событий.

Задачи проекта:
  • построение единой системы документооборота для учета, контроля исполнения и аналитической поддержки функций по мониторингу реализации решений организации, других проектов, программ и планов мероприятий;
  • построение единой системы планирования деятельности структурных подразделений организации;
  • создание системы проведения специализированных расследований с функцией автоматизированного контроля проведения всех этапов, возможностью автоматически генерировать файлы и документы определенного образца для каждого участника расследования (свыше 100 адресатов) и возможностью быстро создавать по шаблону новое расследование с автоматическим пересчетом всех взаимосвязанных сроков;
  • формирование отчетности и печатных стандартизированных форм.

Решение

В качестве основы будущей системы электронного документооборота был выбран программный продукт «1С:Документооборот КОРП» как наиболее полно отвечающий требованиям организации. Специалисты АстроСофт провели работы по внедрению решения «1С:Документооборот КОРП», адаптации и доработке типового функционала программы к специфике работы заказчика.

В базе данных программы «1С:Документооборот КОРП» была создана модель будущей системы планирования и ведения оперативной деятельности подразделений организации, учета входящих/исходящих писем, документов процесса проведения специализированных расследований (заполнены основные справочники «Контрагенты», «Пользователи» и «Структура предприятия», сформированы необходимые виды и шаблоны документов, настроены шаблоны бизнес-процессов, созданы новые документы и справочники, необходимые для процессов планирования).

В ходе опытной эксплуатации пользователи участвовали в моделировании основных процессов планирования и проведения расследований: создавали новые планы и документы, запускали бизнес-процессы по заранее созданным шаблонам, проверяли схемы движения планов и документов. Сотрудники организации заказчика на конкретных примерах увидели, как работает система электронного документооборота, и высказали свои замечания и пожелания к тестируемой модели. По итогам моделирования все замечания были учтены, изменения зафиксированы в методологических документах.


Консалтинговые работы проекта включали в себя:
  • обследование существующей системы планирования деятельности подразделений и проведения специализированных расследований;
  • анализ существующей бизнес-модели движения документов в организации, с целью определения возможностей по оптимизации;
  • разработку единых подходов к работе с документами с учетом оптимального соотношения между применением бизнес-процессов в программе «1С:Документооборот КОРП», существующей системе электронного документооборота и их адаптацией под конкретные требования;
  • оптимизацию системы формирования и движения документов в ходе проведения расследований.

В ходе выполнения работ по проекту были оптимизированы процессы планирования и движения документов.

Работа с планами

Ранее планы каждого подразделения и единый сводный план на их основе формировались с помощью офисного пакета Microsoft. Внедрение решения «1С:Документооборот КОРП» позволило создавать планы в единой системе, их объединение теперь осуществляется в автоматическом режиме.

За счет унификации процесса и стандартизации видов планов были исключены ошибки дублирования информации, потеря данных, сократилось время на сбор информации для сводных планов, повысилось качество предоставляемых данных. Был автоматизирован процесс контроля сбора данных за счет настройки бизнес-процессов, где фиксировались сроки и исполнители поручений.

Настройка уведомлений позволяет получать своевременную информацию об истечении срока предоставления данных. Были реализованы механизмы защиты, предотвращающие несанкционированное изменение планов после выполнения определенных операций с ними. Вспомогательные функции создания планов по шаблонам, перенос пунктов и одного плана в другой, фиксирование результатов выполнения пунктов плана, включение плана в несколько различных планов, совместная работа соисполнителей с одним пунктом плана и многое другое значительно упростили работу с планами в подразделениях.

Универсальный подход к реализации планов позволяет создавать в пользовательском режиме различные виды планов с разными реквизитами и использовать в них различные типы пунктов планов также со своими уникальными реквизитами. Такой подход позволил осуществлять в системе не только стратегическое планирование на уровне всей организации, но и оперативное планирование на любом уровне.


Проведение расследований

На начало работ было выделено 5 видов расследований, проведение которых входило в обязанности одного из подразделений. Учет документов по расследованиям осуществлялся в существующей ранее системе документооборота, а также на отдельном ресурсе подразделения в целях контроля выполнения определенных этапов расследования и привязки документов к ним. Дублирование учета документов было исключено за счет интеграции необходимых документов между уже существующей системой документооборота и новой разработанной системой. Таким образом, была обеспечена работа сотрудников со всеми необходимыми материалами в «одном окне».

В системе было реализовано необходимое количество видов расследований с учетом специфики каждого из них. Для каждого расследования был реализован шаблон плана его проведения, появилась возможность привязывать любой документ в системе к определенному расследованию и/или этапу его проведения, что существенно облегчило работу по учету документов по расследованиям.

Существенно сократились сроки контроля этапов проведения расследования за счет автоматического пересчета дат проведения расследования (при изменении даты какого-либо этапа, даты последующих этапов пересчитываются автоматически) и за счет настроенных напоминаний для ответственных за расследование и построения календаря расследования.

Значительно упростилась работа по рассылке писем и уведомлений участникам расследований благодаря функции генерации исходящих писем, позволяющей формировать множество файлов, адресованных конкретным организациям, и осуществлять их рассылку с предварительной их регистрацией в существующей ранее системе документооборота.


Формирование печатных форм и отчетности

В рамках проекта реализована возможность получения необходимых печатных форм планов и отчетов одним кликом в системе. Отпала необходимость в служебных записках, хотя на первое время внедрения оставили возможность формировать их в системе. Система позволяет формировать отчеты об исполнении планов за любой период.


Работа с проектами

Детализация выполнения отдельных мероприятий осуществлялась подразделениями с использованием средств Microsoft. Реализация новой системы планирования позволила создавать проекты в системе документооборота, планировать проведение работ по ним, осуществлять оперативный контроль над сроками их проведения.

Доработанные функции по контролю дат позволяют вести предупреждающий контроль выполнения работ по факту попадания сроков завершения работ в ту или иную зону риска. Помимо этого, реализованы различные отчетные формы: доработаны имеющиеся и реализованы новые отчеты по контролю над ходом выполнения работ.


Работа с программами

В системе создан новый вид объекта «Программа», позволяющий включать в себя все существующие в системе объекты. Программа будет использоваться для объединения различных объектов, направленных на достижение общих целей, по необходимым аналитическим признакам.


Разграничение прав доступа

Для предотвращения несанкционированного доступа к объектам системы были созданы новые профили для предоставления прав к планам, проектам, программам и расследованиям. Также были выделены отдельно права на администрирование новых справочников, создание шаблонов процессов и их запуск.


Результат

Внедрение системы электронного документооборота дало организации-заказчику следующие результаты и возможности:
  • 70% планов переведены из бумажного в электронный вид, что существенно снизило бумажный документооборот;
  • существенное сократилось время на организацию и проведение расследований, уменьшилось количество случаев нарушения регламентных сроков проведения различных этапов расследований;
  • появилась возможность оперативно контролировать выполнение планов, проектов и программ;
  • появилась возможность собирать аналитические сведения по результатам выполнения пунктов планов за счет использования механизма опросных форм (анкетирование);
  • реализован оперативный мониторинг выполнения сотрудниками поставленных поручений.

В настоящее время система эксплуатируется более чем 350 сотрудниками.

Скачать