Пять мифов о корпоративном портале

Многие компании имеют корпоративные порталы. Мой опыт показывает, что определенная их часть создавалась на SharePoint 2003/2007 и представляет собой громоздкую и сложную в управлении систему, которая никого не устраивает — ни руководство, ни пользователей, ни самого директора по информационным технологиям (ДИТ). Технологии создания порталов непрерывно совершенствуются, но не совсем позитивное отношение к их внедрению определяется несколькими устойчивыми мифами, связанными со старыми версиями этой платформы. Сейчас их можно уже смело развенчать.

Миф 1. ДИТу не нужен портал

Никто не желает приобретать лишнюю голов­ную боль. Но если уж она у вас есть или скоро появится, то стоит приготовиться и быть во все­оружии. ДИТ, готовый к любым запросам, в глазах руководителя компании выглядит компетентным и полезным. Портал может пригодиться не только с точки зрения репутации. Созданная с его помощью реальная картина загрузки сотрудников ИТ-службы, демонстрация очереди запросов и их успешного выполнения покажет значимость подразделения для компании и поможет отчитаться в проделанной работе. Наконец, появится возможность заниматься действительно важными задачами, не отрываясь на решение вопросов пользователей, если в базе знаний, размещенной на портале, есть на них ответы.

Миф 2. Внедрять портал дорого

Сегодня существует три пути: купить лицензию, перейти на Office 365 или использовать Microsoft SharePoint Foundation. Всё зависит от целей и задач. Стоимость оценочного внедрения будет эквивалентна оплате времени ваших технических специалистов. Тестовый портал для проверки удобства работы с ним можно развернуть на «слабом» сервере, используя бесплатные или ознакомительные продукты Microsoft. Такой портал может быть использован и в производственных целях небольшой организации, готовой к ограниченной функциональности.

Миф 3. Внедрять портал долго

Не буду поднимать избитую тему «делать ли самостоятельно, или нанимать фрилансера, или идти в ИТ-компанию». На мой взгляд, третий вариант в данном случае — самый верный. ИТ-компании имеют полный комплект нужных сотрудников — от разработчиков до дизайнеров. Опять же их опыт и готовые шаблоны и модули помогут собрать портал за считанные недели.

Миф 4. Портал — игрушка для HR

Выше я уже обозначил, как может использовать портал ИТ-служба. Ведение отчетов по загрузке персонала будет полезно для производственных департаментов. Кадровик скажет вам большое спасибо за вынесение в общий доступ шаблонов и бланков документов, руководству будет полезно иметь под рукой график отпусков и командировок всех сотрудников. Менеджеры по продажам смогут удаленно найти необходимые маркетинговые материалы и т. д.

Миф 5. SharePoint — страшный сон любого айтишника

С тех пор как платформа увидела свет, прошло много времени. SharePoint 2013 отличается от первых её версий, как Airbus A380 от бипланов начала авиационной эры. SharePoint Designer позволяет без разработки дополнительных компонентов создавать рабочие процессы типа «конечный автомат», т. е. без привлечения программистов настраивать и модернизировать сложные решения, обеспечивающие маршрутизацию документов. А использование javascript и html5 для настройки UI сделает портал современным и красивым.

И кроме вышесказанного давайте не забывать и о таких приятных для любого ДИТа вещах, как хранение документов с поддержкой версионности и истории изменений и единая точка входа для поиска по файловым серверам и имеющимся базам данных.