Разделяй и властвуй

ИТ-системы могут решить многие проблемы среднего бизнеса, особенно если компания разделена на менее крупные предприятия. Но затраты на ИТ должны определяться целями компании

Для среднего бизнеса характерны те же нужды, что и для любого крупного или малого предприятия: повышение эффективности бизнес-процессов и улучшение управляемости, оптимизация расходов, рост прибылей и т.д. Решить хотя бы часть этих задач можно с помощью автоматизации тех или иных процессов – это известно большинству топ-менеджеров. И все же именно средний бизнес оказывается в самой сложной ситуации: как определиться с потребностями в ИТ, если находишься в пограничной ситуации – решения для малого бизнеса уже перерос, а тяжелые системы пугают? Зачастую положение осложняется еще и тем, что бизнес разделен на более мелкие составляющие – в силу различных причин в российской действительности это оказывается удобнее и выгоднее для собственника. В таком случае вообще неясно, автоматизировать ли каждую бизнес-единицу отдельно или разрабатывать общую ИТ-стратегию.

Разумеется, оказаться с множеством несвязанных (а значит, слабоуправляемых) бизнес-единиц на руках вряд ли кто-то захочет. Прежде всего подобный подход отразится на прозрачности работы компаний и, как следствие, приведет к проблемам при формировании стратегии развития бизнеса и денежным потерям.

«Действительно, сегодня типична ситуация, когда бизнес разделен. Об этом говорят классики менеджмента, например Питер Друкер: „Наилучшей является простейшая из организационных структур, способных решать имеющиеся задачи“. Но следует понимать, что средний бизнес, распределенный на несколько малых предприятий, – это уже холдинговая структура, то есть иной уровень требований к автоматизации и, соответственно, иной уровень возникающих проблем, – подчеркивает коммерческий директор компании АстроСофт Ян Столяр. – Среди основных сложностей автоматизации, во-первых, неопределенность цели. Нужно очень хорошо представлять себе выгоду, которую принесет завершенный проект. Во-вторых, зачастую нет понимания, что создание единой ИТ-системы – стратегический проект, который должен быть на контроле у генерального директора. В-третьих, такие начинания обычно реализуются по остаточному принципу, что касается не только бюджета, но и времени, и людей. Все эти факторы существенно снижают шансы на успех автоматизации».

«При традиционном подходе к организации ИТ-инфраструктуры расходы увеличиваются кратно, поскольку необходимо приобрести полный набор серверного и сетевого оборудования, программного обеспечения, содержать ИТ-штат или „аутсорсить“ ИТ-специалистов для каждой организации, – считает генеральный директор компании „Облакотека“ Максим Захаренко. – Поскольку разделение формально и предприятия на самом деле задействованы в общем бизнес-процессе, информационная система должна поддерживать его. Интегрировать системы всегда сложнее, дороже и дольше, чем просто работать в единой системе».

Выборные перипетии

Наиболее существенная проблема для руководителей предприятий независимо от размера бизнеса – выбор решения. Прежде всего, результат может оказаться практически судьбоносным: если выбор сделан правильно, то бизнес получит существенный толчок к развитию, а если ошибочно, это приведет как минимум к потере денег и времени, а возможно, даже к остановке ряда бизнес-процессов. Кроме того, многие топ-менеджеры делают типичную для среднего бизнеса ошибку – либо в стремлении походить на крупные компании выбирают излишне тяжелое, дорогое и чрезмерно функциональное решение, либо слишком упрощают все и решают придерживаться стратегии минимальной автоматизации. Осложняет задачу и то, что выбор решений очень богат, а собственный ИТ-специалист не всегда владеет полной информацией о потенциальных возможностях систем и нуждах предприятия.

«Выбирая решения, многие бросаются из крайности в крайность. Немало примеров, когда компания стремится купить максимально дорогое решение, не анализируя, нужен ли ей весь предлагаемый функционал, сможет ли она его интегрировать в уже существующую информационную среду. Другая крайность – выбрать самое дешевое решение, не оценив, сможет ли оно развиваться вместе с бизнесом, предоставляет ли поставщик необходимую поддержку и помощь. Бывает еще желание приобрести решение потому, что его посоветовал сосед по даче – тоже генеральный директор, но из другой индустрии. И неважно, что такое решение может совсем не подходить вашей компании, так как выполняет совершенно другие задачи, – рассказывает директор макрорегиона „Северо-Запад“ Microsoft в России Сергей Мальгин. – Выбирая те или иные технологии, всегда важно помнить, что они призваны решить именно ваши уникальные бизнес-задачи и должны расти вместе с бизнесом».

«Одна из распространенных ошибок при поиске информационных систем – субъективный выбор массового или брендового решения. При этом вопрос, насколько оно соответствует потребностям конкретной организации, порой отходит на задний план, – продолжает директор по маркетингу в России и СНГ QlikTech Russia Елена Рыбкина. – Известный продукт – не панацея: зачастую задачи компании может решить и менее распространенная специализированная система».

Но важно не только выбрать правильный программный продукт – необходимо также определиться, кто будет его внедрять. Зачастую, желая сэкономить, предприятия реализуют ИТ-проекты самостоятельно. Результатом этого – конечно, не всегда – может стать существенная потеря эффективности, а в дальнейшем – привлечение специалистов, которые вынуждены исправлять то, что сделано. А значит, проект окажется более затратным, чем планировалось.

«Не утихают споры по поводу того, можно ли проводить автоматизацию собственными силами или правильнее привлечь стороннюю организацию, которая на этом специализируется. Определенные плюсы и минусы можно найти в обоих случаях, – добавляет Ян Столяр. – Однако если избран второй путь, хочу предостеречь от скоропалительных решений и ориентации на самую низкую цену. Стоит внимательно изучить, какой опыт есть у будущего подрядчика, а также кейсы предыдущих подобных проектов».

«Здесь есть два главных вопроса: выбор программного обеспечения и выбор партнера по реализации этих решений – консалтинговой компании, – подтверждает руководитель практики машиностроения T-Systems CIS Андрей Толстобров. – К сожалению, и в том и в другом случае приходится сталкиваться на рынке с заманчивыми предложениями типа сыра в мышеловке».

Лоскуток в помощь / Проблемы совместимости

Словосочетание «лоскутная автоматизация» большинству ИТ-специалистов давно набило оскомину, однако на предприятиях, бизнес которых разделен на более мелкие структуры, эта методология применяется довольно часто. И что самое интересное, единого мнения о том, плохо это или хорошо, до сих пор нет.

«В таких организациях часто отсутствует единая ИКТ-политика, – отмечает вице-президент по маркетингу группы компаний MAYKOR Ирина Семенова. – На практике это приводит к тому, что в разных филиалах установлены системы, которые в принципе не могут быть интегрированы между собой, например в силу того, что они самописные, исходники отсутствуют, разработчики недоступны и подчас даже поддерживать это программное обеспечение некому, не говоря уже о том, чтобы переделывать».

«Единая ИТ-система позволяет наиболее комфортно для управленческой команды решать вопросы реструктуризации компании, – уверен Андрей Толстобров. – При правильных проектных и организационных решениях пользователи системы могут даже не заметить, что работают в разных юридических лицах. Это достигается за счет стандартизации бизнес-процессов, экранных интерфейсов, гибкой системы полномочий пользователей. О недостатках распределенных структур уже сказано так много, что не хочется повторяться. Главный итог – высокие эксплуатационные издержки на согласование данных и отставание этих данных от потребностей реальной жизни».

«Определить однозначно, нужна ли единая ИТ-система, сложно, – объясняет Ян Столяр. – Если компания публичная и скрывать ей нечего, создание единой ИТ-системы требуется. Она будет довольно сложной, зато позволит единым образом управлять предприятием. Типичная ситуация: в компании несколько десятков юридических лиц, при этом она собирается выходить на IPO. Сколько на самом деле стоит бизнес, неизвестно, так как общей прозрачной отчетности нет. Это тот случай, когда надо объединять отчетность, чтобы показать будущим акционерам, что на самом деле происходит в организации. Это справедливо для любого сценария продажи, инвестирования, смены собственника. Если же это непубличная частная компания, например на 500 человек, то целесообразность единой системы под вопросом. Но и в этом случае стоит объединять управленческую отчетность».

«Другое частое заблуждение – комплексный подход к автоматизации на уровне всех юрлиц компании, который требует длительной работы по проектированию и внедрению ИТ-решения и больших финансовых вложений. Такой подход может быть применим и безусловно оправдан на рынке крупных корпоративных заказчиков (Enterprise), но для средних компаний зачастую может оказаться ненужным. Холдинговые решения при всех очевидных преимуществах далеко не всегда эффективны для малого и среднего бизнеса, – утверждает Елена Рыбкина. – Сложность их внедрения заключается в длительной предпроектной работе по анализу и перестройке всех бизнес-процессов, создании архитектуры решения, за которыми следует многоэтапное внедрение всех компонентов. Это может занять много месяцев и вылиться в крупный бюджет, что для средней компании часто оказывается неоправданно долго и дорого. Альтернативой холдинговому решению может быть подход best of the breed, когда выбираются именно лучшие в своем классе решения, отвечающие специфическим задачам предприятия. Лоскутная автоматизация – далеко не всегда зло, если она позволяет обеспечить консолидацию данных и единое представление всех показателей деятельности компании».

Еще на один нюанс при использовании единой ИТ-системы указывает Сергей Мальгин: «Если собственник бизнеса желает продать какую-то его часть, то единая автоматизация будет ему неудобна».

Облачные ожидания

Одним из наиболее удачных для среднего бизнеса вариантов ИТ-решений многие эксперты называют облачные сервисы. Выбор в их пользу делают многие малые предприятия, для которых цена и функциональные возможности облаков оказываются оптимальными. Для среднего бизнеса с распределенной структурой такой подход к автоматизации тоже может оказаться весьма выгодным.

«Небольшие компании, как и средние и крупные организации, нуждаются в информационных технологиях, чтобы обеспечивать операционную поддержку бизнеса, постоянно повышать свою эффективность и оставаться конкурентоспособными. Другой вопрос, что они, как правило, очень ограничены в бюджетах на ИТ, поэтому стремятся за меньшие деньги получить больше. Этому желанию соответствует технологическая тенденция, которая около двух лет назад превратилась в бизнес-тренд, – облачные вычисления. Приложения, доступные в виде облачных сервисов, – важнейший резерв для развития малого и среднего бизнеса. Облачные технологии отвечают потребностям небольших организаций с точки зрения стоимости, эффективности, гибкости и скорости внедрения, – убежден Сергей Мальгин. – Финансовые инновации, которые мы здесь предлагаем, – оплата по мере использования тех или иных сервисов и возможность добавлять или сокращать ресурсы и рабочие места при необходимости. Благодаря облачным технологиям небольшие компании получают по привлекательной цене решения корпоративного уровня, ранее доступные лишь крупным организациям».

«Таким структурам замечательно подходит концепция облака, которое может организовываться как внутри холдинга, так и на базе облачного провайдера, – дополняет Максим Захаренко. – В холдинге создается общая информационная система с единой системой авторизации. Для сотрудников организуются виртуальные рабочие столы и доступ к приложениям, разрешенным только им в зависимости от их функций и уровня доступа (режим VDI). Плюсы такой системы – возможность структурной реорганизации холдинга, когда сотрудник продолжает выполнять свои функции, оставаться на привычном рабочем столе с доступом к тем же бизнес-данным независимо от того, в какой организации он оформлен и в каком офисе находится».

По пути «старшего брата»

Тем же предприятиям, которые делают выбор в пользу холдинговых структур, эксперты дают следующие рекомендации.

«Внедрение общей ИТ-системы для холдинговых структур востребовано и преследует понятные цели: прозрачность бизнеса и сопутствующее упрощение некоторых бизнес-процессов, – говорит Ян Столяр. – Защитой от большинства распространенных ошибок станут поэтапная организация проекта и привлечение грамотных бизнес-аналитиков. Если правильно поставлена задача, проведено предпроектное обследование, скорректированы бизнес-процессы, то автоматизация окажется эффективной и быстрее принесет необходимые результаты. Настоятельно рекомендую сначала получить консультацию аналитика. Нужно четко понимать, ради чего компания тратит средства на автоматизацию. Может казаться, что это дополнительные затраты, причем не только финансовые, но и временные. На самом деле это возможность сэкономить на постоянной доработке системы, которая неизбежна, если будут неправильно учтены реалии деятельности всех подразделений, работающих в программе. В долгосрочной перспективе осознанное и тщательно подготовленное внедрение снижает затраты на суммарное владение и развитие системы».

«Опыт показывает, что на хорошей информационной системе реализация холдинговой структуры несущественно отличается по затратам от внедрения в унитарных предприятиях, – констатирует Андрей Толстобров. – Практически отличие возникает только в одном дополнительном процессе – консолидации итоговой управленческой отчетности. При этом эффект от единой холдинговой системы с лихвой покрывает внедренческие и эксплуатационные затраты на реализацию аналогичных задач в распределенных информационных системах. У малых предприятий этот эффект проявляется даже в большей степени, чем в крупных холдингах».