СЭД без головной боли

Переводить всю организацию на систему электронного документооборота никогда не бывает просто. Самое трудное – это внедрение и первые недели после него, когда все привыкают работать по-новому. Мы хотели бы поделиться своими рекомендациями, как сделать это быстрее, выгоднее и эффективнее.

Большой опыт АстроСофт в области внедрения документооборота позволил нам выделить ряд типичных ситуаций, которые обычно приводят к более длительному и тяжелому для компании переходу на СЭД, а также рассказать о решениях, оптимальных для той или иной ситуации.

1. Как найти свою систему документооборота

На рынке представлено достаточно много программных продуктов. Как правило, директор по ИТ приходит покупать заранее выбранное решение, руководствуясь рядом самых разных причин – от собственного опыта до впечатлений от рекламной кампании. Бывает так, что приобретенная программа не приносит нужного результата, потому что не учитывает все особенности конкретной компании. Именно здесь зарождается миф, что системы электронного документооборота малоэффективны.

Наш совет: рассмотреть все доступные варианты вместе с опытным консультантом. Лучше всего рассматривать ИТ-компанию не как аптеку, в которой покупают лекарство, а как доктора, к которому приходят с проблемой. Описывая «симптомы», вы проделываете серьезную работу: анализируете движение документооборота в своей компании. Опытный консультант вам поможет определить основные задачи, «узкие» места и подберет программный продукт, который будет решать именно ваши задачи.

Возможно, это будет не то ПО, которое вы намеревались приобрести. При этом оптимальная система может стоить существенно меньше. В нашей практике были случаи, когда клиенты, намеревавшиеся перейти на SAP, проводили внутренний аудит и обнаруживали действующие лицензии Microsoft SharePoint, что позволило серьезно сэкономить и реализовать СЭД на этой платформе.

Часто наши клиенты хотят внедрить популярный продукт «1С: Документооборот». Это хороший выбор, если в компании уже реализован и отлажен учет расчётов с контрагентами и если вам нужно удобное единое место хранения документации в электронном виде с функциями ознакомления, согласования и утверждения. Но в случае, когда пользователям требуется постоянно работать с финансовой документацией, отслеживать этапы и сроки по договорам, быть в курсе того, как какие-либо действия по договору повлияли на финансовую составляющую взаимоотношений с клиентом, и т.д. – мы рекомендуем внедрять «АстроСофт: управление договорами». Этот пример показывает, что требования к продукту формируют ваши ожидания от системы электронного документооборота и особенности деятельности компании.

2. Отсутствие другого мнения

Сложно оценивать ситуацию, находясь в внутри нее, поэтому мы бы хотели еще раз подчеркнуть: консультация, а лучше полноценное обследование, которое проведет бизнес-аналитик, должно быть обязательным. Даже если у вас есть понимание, ради чего компания тратит средства на новую систему, нужно точно знать, что именно будет автоматизировано и каким образом.

Наш совет: привлечь к работе аналитика. Конечно, это дополнительные затраты, как финансовые, так и временные. Но на самом деле вы получаете возможность сэкономить на последующей доработке системы, а они неизбежны в том случае, если будут неправильно учтены особенности ваших бизнес-процессов. В долгосрочной перспективе тщательно подготовленное внедрение снижает реальную стоимость владения системой, а значит оптимизирует ваш ИТ-бюджет.

Например, системы на платформе Microsoft SharePoint, которые мы разрабатывали для компаний, имеющих уникальные особенности документооборота, помогали выявить узкие места в существующих бизнес-процессах. В этом случае СЭД выступал катализатором для перемен стратегического характера. Это повлияло на затраты, но они окупились в течение следующего года за счет существенного повышения эффективности работы.

3. Внедрить и забыть

На этапе внедрения возможны ситуации, угрожающие в самое короткое время загубить весь проект.

Наш совет: и здесь мы хотим дать целый ряд небольших, но ценных советов. Во-первых, не стоит рассчитывать на быстрое внедрение. Даже если в вашей организации очень упорядоченные процессы, нужно понимать, что на интеграцию СЭД с другим системами может потребоваться время, не говоря уже о том, что нужно обучить пользователей, отработать процедуры и привычку всю работу вести в программе.

В-вторых, если вы не уверены в своих силах или не имеете в штате достаточного количества квалифицированных специалистов, чтобы качественно развернуть систему, обращайтесь к профессионалам. Фрилансер-одиночка обойдется в меньшую сумму, но и риск, что в случае неудачи спросить будет не с кого, весьма велик.

В-третьих, мы рекомендуем тщательно документировать ход внедрения. Это поможет впоследствии, если потребуется провести миграцию на новые версии программного продукта, если потребуется развивать систему или если сменится руководство компании.