Возможности прикладного решения «1С:Документооборот 8» для организации электронного документооборота

Цель курса: Оценить общие возможности программы «1С: Документооборот 8», определить первоочередные задачи для автоматизации, продумать сценарии процессов для своего предприятия на основании изучаемых на курсе простейших типовых маршрутов и процессов. Изучить интерфейсы и функции программы для разных рабочих мест участников процесса.

Аудитория: Перед внедрением  СЭД на предприятии: руководители предприятий, администраторы 1С, руководители отдела IT, работники, которые заинтересованы в Системе Электронного Документооборота ( СЭД)

Корпоративное обучение после  внедрения СЭД: секретари, менеджеры, юристы, начальники отделов, руководители проектов.

Начальная подготовка слушателей: Пользователь ПК,понимание документооборота в своей компании, начальные сведения о бизнес-процессах своей компании

Формат: Практическое обучение за индивидуальными компьютерами. Сквозной пример с возможностью работы от имени разных пользователей.

Тема 1. Законодательные требования к документообороту и международные стандарты.

• Российские стандарты по организации документооборота.
• Европейская спецификация MoReq2. Типовые требования к управлению электронными официальными документами

Тема 2. Постановка документооборота в компании

• Разработка положения о службе делопроизводства
• Разработка инструкции по делопроизводству
• Номенклатура дел
• Структура и численный состав службы документационного обеспечения управления
• Задачи и функции службы ДОУ

Тема 3. Установка и первоначальная настройка конфигурации

• В рамках практического занятия предполагается решение кейса внедрения документооборота в группе Компаний с нуля: установка конфигурации, заполнение НСИ, ввод документов, получение отчетов из системы
• Установка 1С:Документооборот 8 под Windows.
• Работа 1С:Документооборот 8 через браузер и тонкий клиент
• Особенности хранения файлов в информационной базе и в файловых томах
• Порядок первоначальной настройки конфигурации
• Настройка НСИ
• Учет по организациям
• Виды документов
• Нумераторы
• Шаблоны файлов
• Автозаполнение шаблонов файлов

Тема 4. Файлы

• Папки файлов
• Коллективная работа с файлами
• Просмотр, редактирование и контроль версий
• Сканирование документов
• Распознавание образов
• Загрузка и выгрузка файлов
• Автоматизированная загрузка файлов
• Полнотекстовый поиск информации

Тема 5. Процессы контроля над документами и задачами в 1С:Документооборот 8

• Нотация описания бизнес-процессов в 1С:Предприятии 8
• Элементарные процессы работы с документами, реализованные в 1С:Документооборот 8: Рассмотрение, Исполнение, Согласование, Утверждение, Регистрация, Ознакомление, Поручение
• Сложное согласование документов
• Визы согласования
• Составные процессы: Обработка входящего документа, Обработка исходящего документа, Обработка внутреннего документа
• Комплексный процесс
• Использование времени в сроках бизнес-процессов
• Персональная и ролевая адресация задач
• Уведомление исполнителей по электронной почте
• Принятие задач к исполнению
• Система задач. Контроль выполнения задач
• Перенаправление задач
• Иерархия бизнес-процессов
• Остановка бизнес-процессов
• Условия маршрутизации бизнес-процессов
• Периодические бизнес-процессы
• Шаблоны бизнес-процессов
• Дополнительные реквизиты процессов и задач
• Решение вопросов выполнения задач
• Перенос сроков выполнения задач
• Права доступа на бизнес-процессы и задачи

Тема 6. Регистрация входящих и исходящих документов

• Входящие документы
• Исходящие документы
• Учет обращений граждан
• История переписки
• Доступность полей входящих и исходящих документов в зависимости от состояния
• Несколько резолюций во входящих документах
• Переадресация входящих документов
• Шаблоны входящих и исходящих документов

Тема 7. Работа с внутренними документами

• Внутренние документы
• Доступность полей внутренних документов в зависимости от состояния
• Папки внутренних документов, создание иерархии внутренних документов
• Шаблоны внутренних документов
• Печать и вставка регистрационного штампа
• Комплекты документов
• Автоматическое заполнение участников рабочей группы документа
• Права доступа по папкам внутренних документов

Тема 8. Связи между документами

• Типы связей
• Настройка и установка связей
• Нумерация по связанному документу
• Отчет по структуре связей

Тема 9. Управление мероприятиями

• Программа мероприятия
• Список участников
• Протокол мероприятия
• Операции мероприятия
• Отчеты по мероприятиям

Тема 10. Поддержка бумажного документооборота

• Номенклатура дел
• Дела, тома
• Передача дел в архив
• Уничтожение дел
• Журнал передачи
• Контроль переданных документов

Тема 11. Штрихкодирование документов и потоковое сканирование

• Автоматическая вставка штрихкодов
• Ручная вставка штрихкодов
• Поиск по штрихкоду
• Печать штрихкода
• Назначение потокового сканирования
• Автоматическое распознавание штрихкодов

Тема 12. Категоризация данных

• Назначение категорий
• Работа с категориями объектов
• Автоприсвоение категорий

Тема 13. Учет рабочего времени

• Ежедневный отчет сотрудника
• Хронометраж и отражение выполнения работ по задачах
• Отчет "Затраты времени"

Тема 14. Управление договорами

Тема 15. Учет по проектам

• Карточка проекта
• План проекта
• Исполнение проектных задач
• Учет трудозатрат
• Отчеты по проектам