+7 (812) 494-9090
Обратная связьEnglish
Главная → Статьи → 1C → Управление товарными запасами торгового предприятия
Версия для печати

Управление товарными запасами торгового предприятия

2 февраля 2015

Такой бизнес-процесс, как управление товарными запасами, является важнейшей составляющей деятельности любого предприятия торговой сферы. Связано это в первую очередь с тем, что избыточный, чрезмерный товарный запас требует как повышенных расходов на складское обслуживание, так и, что намного более важно, значительного его финансирования.


Денежные средства, замороженные в товарных остатках, могут и должны приносить прибыль – так считает абсолютное большинство финансовых директоров и владельцев предприятий товарного бизнеса. Однако их оптимизация – грамотное управление товарными запасами – непростая задача, требующая и достаточной квалификации сотрудников финансового департамента, и слаженной продуманной работы всего персонала складского комплекса.

Зачастую менеджеры компании успешного высокомаржинального бизнеса далеко не сразу замечают это «слабое место» в работе подконтрольного им предприятия. Несовершенство ли учетной системы становится тому причиной, или простое нежелание топ-менеджмента и владельцев увидеть и признать очевидное – в итоге не имеет принципиального значения. Важно то, что на определенном этапе развития бизнеса управление товарными запасами становится той задачей, без решения которой успешное достижение поставленных перед торговым предприятием целей может оказаться под угрозой.

Особенно заметной ситуация с избыточными товарными запасами становится в тех компаниях, которые получают товар по заключенным контрактам со значительным временным лагом. Например, на предприятиях, продающих товары импортного производства. Длительное время, которое в российских условиях занимает процедура таможенной очистки (т.н. «растаможивания), заметно увеличивает срок поставки товаров для перепродажи. Кроме того, еще более значительный вклад в увеличение этого параметра вносит срок доставки груза морским транспортом из стран дальнего зарубежья (например, из Китая).

Какие могут быть пути решения означенной задачи (оптимизация товарных запасов торгового предприятия)?

Представляется, что работу в этой области можно разделить на два уровня. На одном из них (назовем его «микро-уровень») можно говорить о вопросах, связанных с оптимизацией процедур обработки заказа всеми задействованными сотрудниками предприятия– от его оптовых «сэйлов» до персонала складского комплекса. В данной публикации мы не будем касаться задач микро-уровня – варианты их решения представляются вполне очевидными. Мы подробно рассмотрим то, каким образом можно оптимизировать товарные остатки предприятия сферы торговли на макро-уровне – с использованием механизмов системы бюджетного управления.

При решении задач этой области нам предстоит организовать управление товарными запасами так, чтобы в заказах поставщикам учитывались запланированные отгрузки клиентам. Иными словами, план закупок должен формироваться на основе бюджета продаж и товарных остатков. Кроме того, при его создании должен учитываться ряд дополнительных факторов, в числе которых, например, необходимый предприятию страховой запас по стратегически важным товарным позициям.

Очевидно, что процедура формирования рассматриваемого бюджета закупок не может быть обособленной – она должна быть встроена в действующую на предприятии систему бюджетного управления. Он должен стать одним из операционных бюджетов компании, который будет формироваться на основе бюджета продаж. Здесь и далее под бюджетом продаж мы будем понимать доходную часть бюджета доходов и расходов предприятия, т.е. запланированные отгрузки товаров конечным покупателям. Допустим, компания для автоматизации своей деятельности использует прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». В этом случае создание схемы, в которой «Бюджет закупок» будет формироваться означенным выше способом, становится возможным.

Для иллюстрации описываемого подхода к управлению товарными запасами торгового предприятия рассмотрим ситуацию на примере компании «Мебель», структура которой была описана ранее (см публикацию «Формирование финансовой структуры предприятия»):

Управление товарными запасами торгового предприятия. Финансовая структура компании «Мебель»
Рис.1 Управление товарными запасами торгового предприятия. Финансовая структура компании «Мебель»

Предположим, что за некоторое время до начала нового финансового года все продающие подразделения (Центры Прибыли холдинговой структуры из нашего примера – ДП Мск, ДП Южный регион и ДП СПб) разработали бюджеты доходов и расходов (БДР) своего департамента на первый квартал нового года. Мы говорили выше, что в данном случае нас будет интересовать только доходная часть БДР, т.е. планируемые товарные отгрузки. Для того, чтобы рассчитать требуемое к поставке в течение первого квартала количество товара (Бюджет закупок на 1кв), необходимо учесть ряд параметров. Для каждой позиции формула будет выглядеть следующим образом:

Пкв = Окв – Ост.н – Тп + Сз, где
Пкв – к-во, которое необходимо поставить в течение 1кв;
Окв – к-во, запланированное в БДР к отгрузке в 1кв;
Ост.н – складской остаток на начало 1кв;
Тп – товары в пути на момент формирования бюджета закупок;
Сз – страховой товарный запас по ключевым номенклатурным позициям.

Очевидно, что формула справедлива для любого периода планирования (не только для 1кв, как в нашем примере). Если предприятие для автоматизации бюджетного управления применяет программу «АстроСофт: бюджетирование», то большую часть настройки данного расчетного бюджета можно выполнить, используя встроенный функционал системы. В терминах рассматриваемой программы бюджет доходов и расходов из нашего примера будет влияющим бюджетом, а бюджет закупок – зависимым.

Начать следует с формирования расчетной статьи, соответствующей поставленной задаче. Данная статья может называться, например, «Товары для перепродажи». Она будет использоваться при создании расчетного бюджета «Бюджет закупок». Все расчетные статьи системы хранятся в одноименном справочнике:

Управление товарными запасами торгового предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Справочник «Расчетные статьи»
Рис.1 Управление товарными запасами торгового предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Справочник «Расчетные статьи»

Ввод и редактирование новой расчетной статьи производится в специальном диалоговом окне:

Управление товарными запасами торгового предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Ввод и настройка новой расчетной статьи
Рис.2 Управление товарными запасами торгового предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Ввод и настройка новой расчетной статьи

Кроме этого, в систему необходимо ввести новый элемент «Бюджет закупок», статья которого («Товары для перепродажи») будет формироваться по означенной выше формуле. Для добавления нового бюджета используется соответствующее диалоговое окно:

Управление товарными запасами торгового предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Карточка бюджета
Рис.3 Управление товарными запасами торгового предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Карточка бюджета

В поле «Наименование» вводится название бюджета. В нашем примере – «Бюджет закупок». На вкладке «Статьи бюджета» указываются статьи, которые входят в данный бюджет. Выбираются из справочника «Бюджетные статьи»; для нашего примера – статья «Товары для перепродажи». На вкладке «ЦФО и ответственные» назначаются ЦФО и ответственные в организациях для данного бюджета:

Управление товарными запасами торгового предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Карточка бюджета, вкладка «ЦФО и ответственные»
Рис.4 Управление товарными запасами торгового предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Карточка бюджета, вкладка «ЦФО и ответственные»

В разделе «Бюджеты ЦФО» указываются организации, в бюджетной структуре которых есть данный бюджет (например, Центры Прибыли холдинговой структуры из нашего примера – ДП Мск, ДП Южный регион и ДП СПб), а также ЦФО, ответственный за данный бюджет (например, Отделы поставок бюджетируемых организаций). В столбце «Ответственный» указывается пользователь, ответственный за бюджет в данном ЦФО. Это могут быть, например, продукт-менеджеры соответствующих товарных направлений («Спальные гарнитуры» и «Гостиные комнаты» из нашего примера).

В разделе «Доступные статьи» для текущей организации и ЦФО устанавливаются бюджетные статьи, которые войдут в данный бюджет, а также указывается характер связи между ними. Статьи, которые связаны с данным бюджетом, могут влиять на него или, наоборот, зависеть от него, т.е быть влияющими или зависимыми. В нашем примере влияющая статья «Отгрузка товаров» из «Бюджета доходов и расходов» будет участвовать в формировании зависимой статьи «Товары для перепродажи» из «Бюджета закупок». Характер связи обозначается соответствующими знаками:

Карточка бюджета, обозначение зависимых и влияющих статей Карточка бюджета, обозначение зависимых и влияющих статей
Рис.5 Управление товарными запасами торгового предприятия; прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Карточка бюджета, обозначение зависимых и влияющих статей

На этом установку связи между зависимой статьей «Бюджета закупок» и влияющей «Бюджета доходов и расходов» можно считать завершенной. Для того, чтобы при расчете бюджета из нашего примера были учтены остальные элементы формулы (складской остаток на начало квартала, страховой запас и товары в пути), необходимо провести более глубокую настройку системы – потребуется учесть специфику логистической схемы. В результате менеджеры получат возможность заметно упростить управление товарными запасами подконтрольного им предприятия, – в «Бюджете закупок» будут учтены все необходимые факторы.

После того, как «Бюджет закупок» будет сформирован, наступает этап его разбиения на транспортные партии. Здесь также все зависит от специфики используемой компанией логистической схемы. Например, при анализе может выясниться, что для предприятия выгодней организовать доставку морским путем, а не автомобильным транспортом, который намного дороже. В этом случае необходимо учесть, что значительная часть денежных средств окажется замороженной в слагаемом «Товары в пути», поскольку время доставки морем намного больше, чем наземным транспортом. После внимательного и всестороннего анализа схемы транспортировки компания сможет определить вариант, наиболее приемлемый для бизнеса.

Управление товарными запасами торгового предприятия – весьма сложный процесс, который без использования специализированного программного обеспечения становится более трудоемким. В том же случае, если при подготовке бюджета закупок применяется АИС компании, его формирование становится несложной автоматизированной процедурой. А поскольку подготовка данного операционного бюджета будет встроена в общую систему бюджетного управления предприятием, данная система станет более гибкой, более адаптированной под меняющиеся внешние условия. Это позволит компании успешно развиваться вне зависимости от того, на каком именно рынке она осуществляет свою деятельность.


Материал подготовил
Калинченко Павел
Бизнес-аналитик Департамента АСУ Компании АстроСофт